ഉയരങ്ങൾ
പേപ്പർ പ്രമാണങ്ങൾ ഇപ്പോഴും സാധാരണ രീതിയാണ്, പ്രത്യേകിച്ചും SME- കൾക്ക്. ഹോം ഓഫീസ് സമയങ്ങളിൽ, ഇത് ഒരു വലിയ വെല്ലുവിളിയാണ്, പ്രത്യേകിച്ചും രേഖകൾ കമ്പനി വിലാസത്തിലേക്ക് അയയ്ക്കുന്നതിനാൽ. നിരവധി കമ്പനികൾ പേപ്പർ മാനേജ്മെന്റിന്റെ മേഖലയെക്കുറിച്ച് പുനർവിചിന്തനം നടത്തിക്കൊണ്ടിരിക്കുകയാണ്. ഇൻവോയ്സുകൾ ഡിജിറ്റൈസ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ലളിതമായ പരിഹാരങ്ങൾക്ക് പ്രത്യേകിച്ചും ആവശ്യക്കാരുണ്ട്, ”ഓസ്ട്രിയയിലെ പ്രമുഖ ഇഡിഐ സേവന ദാതാക്കളായ എഡിറ്റെലിന്റെ മാനേജിംഗ് ഡയറക്ടർ ജെർഡ് മാർലോവിറ്റ്സ് വിശദീകരിക്കുന്നു. യാന്ത്രികമായി ജനറേറ്റുചെയ്ത PDF ഇൻവോയ്സുകളും ഓൺലൈൻ ഇൻവോയ്സ് പോർട്ടലുകളും പലപ്പോഴും ഇലക്ട്രോണിക് ഡാറ്റ എക്സ്ചേഞ്ചിന്റെ (EDI) ലോകത്തേക്ക് ഒരു പ്രവേശനമായി വർത്തിക്കുന്നു. ഇത് പേപ്പർ ഉപഭോഗം കുറയ്ക്കുകയും പരിസ്ഥിതിയെ സംരക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
വിയന്ന. രണ്ട് വലിയ കമ്പനികൾ പരസ്പരം ബിസിനസ്സ് ചെയ്യുമ്പോൾ, അക്ക ing ണ്ടിംഗ് പ്രായോഗികമായി വളരെ എളുപ്പമാണ്, കാരണം അവ അന്താരാഷ്ട്ര ഡാറ്റാ ഹബ് എക്സൈറ്റ് വഴി ഇലക്ട്രോണിക് ഡാറ്റ എക്സ്ചേഞ്ച് (ഇഡിഐ) പ്രവർത്തിക്കുന്നു. “ഡിജിറ്റൽ രസീതുകൾ സ്വപ്രേരിതമായി അക്ക ing ണ്ടിംഗ് സിസ്റ്റത്തിലേക്ക് മാറ്റുന്നു, ഉദാഹരണത്തിന് ജീവനക്കാർക്ക് ഇത് പ്രോസസ്സ് ചെയ്യാൻ കഴിയും. പല കമ്പനികൾക്കും അവരുടെ സിസ്റ്റങ്ങളിലേക്ക് സുരക്ഷിതമായ VPN ആക്സസ് ഉള്ളതിനാൽ ഇത് സാധാരണയായി സ്ഥാനം കണക്കിലെടുക്കാതെ ഹോം ഓഫീസിലും സംഭവിക്കാം, ”EDI സേവന ദാതാവ് EDITEL ന്റെ മാനേജിംഗ് ഡയറക്ടർ ഗെർഡ് മാർലോവിറ്റ്സ് വിശദീകരിക്കുന്നു. പേപ്പർ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള പ്രോസസ്സുകൾ ഇപ്പോഴും പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്ന കമ്പനികൾക്ക് സ്ഥിതി വ്യത്യസ്തമാണ്. “യുക്തിപരമായി, പ്രോസസ്സിംഗ് സമയത്ത് ഫിസിക്കൽ ബിസിനസ്സ് പ്രമാണങ്ങൾക്കും ശാരീരിക സാന്നിധ്യം ആവശ്യമാണ്,” മാർലോവിറ്റ്സ് പറയുന്നു.
PDF വഴി ഇൻവോയ്സ് യാന്ത്രികമായി
കഴിഞ്ഞ ഏതാനും ആഴ്ചകളായി, കൊറോണ പ്രതിസന്ധിയുടെ സാഹചര്യങ്ങൾ കാരണം, ഡിജിറ്റൈസേഷൻ വിഷയം കൂടുതൽ കൂടുതൽ ഹോം ഓഫീസുകളുടെ ആവശ്യകതയായി മാറി. ഓഫീസിലെ പതിവ് അഭാവം ബിസിനസ്സ് പ്രക്രിയകൾ സ്തംഭിക്കുന്നതിനോ ഓർഡറുകൾ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യാത്തതിനോ ബില്ലിംഗ് രേഖകൾ സ്ഥാപിക്കാൻ കഴിയാത്തതിനോ ഇടയാക്കും. “അതിനാൽ പല കമ്പനികളും നിലവിൽ ആവശ്യകതയുടെ ഒരു ഗുണം ഉണ്ടാക്കാൻ ശ്രമിക്കുന്നതിൽ അതിശയിക്കാനില്ല - അതായത്, രസീതുകൾ എവിടെ നിന്നും ലഭ്യമാക്കുന്നതിന് പേപ്പർ അധിഷ്ഠിത പ്രക്രിയകൾ കഴിയുന്നതും വേഗത്തിലും എളുപ്പത്തിലും ഡിജിറ്റൈസ് ചെയ്യുക. ഉദാഹരണത്തിന്, ഇൻവോയ്സ് സ്വീകർത്താക്കൾ ഇപ്പോൾ അവരുടെ എണ്ണം വർദ്ധിപ്പിക്കുകയാണ് PDF ഇൻവോയ്സുകൾപേപ്പറിന് പകരം, ”മാർലോവിറ്റ്സ് പറയുന്നു. പകരമായി, ഓൺലൈൻ പോർട്ടലുകൾ (വെബ് ഇഡിഐ പോർട്ടലുകൾ എന്ന് വിളിക്കപ്പെടുന്നവ) SME വിതരണക്കാർക്ക് പ്രത്യേകിച്ചും ഓർഡറുകൾ വിളിക്കാനും ഇൻവോയ്സുകൾ നൽകാനും ഉപഭോക്താവിന് നേരിട്ട് കൈമാറാനുമുള്ള ഓപ്ഷൻ നൽകാൻ ഉപയോഗിക്കുന്നു. ഇത് പേയ്‌മെന്റ് കാലതാമസം ഒഴിവാക്കുന്നു, വിതരണക്കാരന്റെ ഭാഗത്ത് ദ്രവ്യത വർദ്ധിപ്പിക്കുകയും ആത്യന്തികമായി ഒരു പ്രവർത്തന വിതരണ ശൃംഖല ഉറപ്പാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
ഘടനാപരമായ ഡാറ്റ കൈമാറ്റം EDI സംയോജനം പ്രാപ്തമാക്കുന്നു
“പേപ്പറിന് പകരം ഇമെയിൽ വഴിയുള്ള PDF ഇൻവോയ്സുകൾ തീർച്ചയായും ഇൻവോയ്സ് പ്രക്രിയ ഡിജിറ്റൈസ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ആദ്യപടി സ്വീകരിക്കുന്നതിന് മതിയായ മാർഗമാണ്. ട്രാൻസ്മിഷൻ നില കണ്ടെത്താനാകുന്ന ന്യായമായ പരിഹാരങ്ങളുണ്ട്, ”മാർലോവിറ്റ്സ് കൂട്ടിച്ചേർക്കുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, മറ്റൊരു ഘട്ടത്തിൽ, പൂർണ്ണമായ സംയോജനത്തിലൂടെ കൂടുതൽ നേട്ടങ്ങളിൽ നിന്ന് പ്രയോജനം നേടുന്നതിന്, ഘടനാപരമായ രീതിയിൽ - അതായത് ഇഡിഐ ഫോർമാറ്റുകളിൽ - ഡാറ്റ കൈമാറ്റം ചെയ്യുന്നത് ഉചിതമാണ്. “ലളിതമായി പറഞ്ഞാൽ, ഇൻവോയ്സ് പ്രമാണങ്ങൾ സ്വീകരിക്കുക, സ്വീകരിക്കുക, അംഗീകരിക്കുക, നിയമപരമായി ശേഖരിക്കുക എന്നിവ ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. ഞങ്ങൾക്ക് നിലവിലുള്ള ഇന്റർഫേസുകളിൽ നിർമ്മിക്കാനും അതത് ഡിജിറ്റൽ ഇൻവോയ്സ് ചാനലിനെ ഉപഭോക്തൃ നിർദ്ദിഷ്ട രീതിയിൽ സേവിക്കാനും കഴിയും, ”മാർലോവിറ്റ്സ് തുടരുന്നു.
മിശ്രിതമാണ് ഇത് കണക്കാക്കുന്നത്
ഇത് ഒരു ഇൻവോയ്സ് പോർട്ടലാണെങ്കിലും, ഇമെയിൽ വഴിയുള്ള PDF അല്ലെങ്കിൽ പൂർണ്ണമായും സംയോജിപ്പിച്ച EDI പരിഹാരമാണോ എന്നത് കമ്പനിയുടെ പ്രത്യേക സാഹചര്യങ്ങളെയും ആവശ്യങ്ങളെയും ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. "ഒരു കാര്യം വ്യക്തമാണെന്ന് തോന്നുന്നു: കഴിയുന്നത്ര ഡിജിറ്റൽ ബിസിനസ്സ് പങ്കാളികൾ ഉണ്ടായിരിക്കുന്നതിന്, വ്യത്യസ്ത സമീപനങ്ങളുടെ സംയോജനം ആവശ്യമായി വരും," മാർലോവിറ്റ്സ് പറയുന്നു. ഒരു റീട്ടെയിൽ ഗ്രൂപ്പിന്റെ വിതരണ ഘടന ഇതിനകം വിശാലമായ സ്പെക്ട്രത്തെ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു. വിവിധ വ്യവസായങ്ങളിൽ നിന്ന് ധാരാളം ഉപഭോക്താക്കളെ വിതരണം ചെയ്യുന്ന വലിയ നിർമ്മാതാക്കൾക്ക് സ്ഥിതി സമാനമാണ്. “ഒരു ഹെയർഡ്രെസ്സറിന് ഒരു മയക്കുമരുന്ന് കട ശൃംഖലയേക്കാൾ വ്യത്യസ്തമായ ഒന്ന് ആവശ്യമാണ്. അതിനാൽ ഇത് ശരിയായ മിശ്രിതത്തെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. ആത്യന്തികമായി, മൊത്തത്തിലുള്ള ആശയം രൂപപ്പെടുത്തുന്നതിന് സമീപനങ്ങൾ പരസ്പരം പൂരകമാണ്, ”മാർലോവിറ്റ്സ് സംഗ്രഹിക്കുന്നു.
പ്രതിസന്ധിയിൽ നിന്നുള്ള ഏറ്റവും പുതിയ അനുഭവങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ ഡിജിറ്റൈസേഷനിലേക്കുള്ള പൊതുവായ പ്രവണത എന്നിവയാൽ ശക്തിപ്പെടുത്തിയാലും: - ഒരിക്കലും പൂർണമായും - കടലാസില്ലാത്ത ഓഫീസ് കൂടുതൽ അടുത്തും കൂടുതൽ അടുത്തും നീങ്ങുന്നു, കൂടാതെ "സാങ്കേതികവിദ്യ പ്രാപ്തമാക്കുന്ന" EDI പ്രാധാന്യം നേടിക്കൊണ്ടിരിക്കും - മാത്രമല്ല ഹോം ഓഫീസ് സമയം.
വിവിധതരം കമ്പനികളിലും വ്യവസായങ്ങളിലും സപ്ലൈ ചെയിൻ പ്രക്രിയകൾ ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യുന്നതിൽ ഇഡിഐ സൊല്യൂഷനുകളുടെ (ഇലക്ട്രോണിക് ഡാറ്റ ഇന്റർചേഞ്ച്) പ്രമുഖ അന്താരാഷ്ട്ര ദാതാക്കളായ എഡിടെൽ പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധിക്കുന്നു. ഓസ്ട്രിയ (ആസ്ഥാനം), ചെക്ക് റിപ്പബ്ലിക്, സ്ലൊവാക്യ, ഹംഗറി, ക്രൊയേഷ്യ, കൂടാതെ നിരവധി ഫ്രാഞ്ചൈസി പങ്കാളികൾ എന്നിവയിലൂടെ കമ്പനിക്ക് ഒരു സുപ്രധാന മേഖലയുണ്ട്. ഇത് അന്താരാഷ്ട്ര കമ്പനികൾക്ക് അനുയോജ്യമായ പങ്കാളിയാകാൻ EDITEL നെ സഹായിക്കുന്നു. ഇഡിഐ സേവന എക്സൈറ്റ് വഴി, ഇഡിഐ ഇന്റഗ്രേഷൻ മുതൽ ഇഡിഐ ഇന്റഗ്രേഷൻ, എസ്എംഇകൾക്കുള്ള വെബ് ഇഡിഐ, ഇ-ഇൻവോയ്സ് സൊല്യൂഷനുകൾ, ഡിജിറ്റൽ ആർക്കൈവിംഗ്, ബിസിനസ് മോണിറ്ററിംഗ് എന്നിവ മുതൽ സമഗ്രമായ ഒരു സേവന പോർട്ട്ഫോളിയോ എഡിറ്റെൽ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു. വിപുലമായ ഇഡിഐ പ്രോജക്ടുകൾ വിജയകരമായി നടപ്പാക്കുന്നതിന് 40 വർഷത്തിലധികം അനുഭവവും വൈദഗ്ധ്യവും ഉറപ്പുനൽകുന്നു. www.editel.at
ഐക്കൺ ഇമേജ് ഹോം ഓഫീസ് © iStock_Geber86