els núvols
Els documents en paper són encara una pràctica habitual, especialment per a les pimes. En èpoques d’oficina domèstica, aquest és un repte enorme, sobretot perquè els documents també s’envien a la direcció de l’empresa. “Algunes empreses estan repensant actualment l’àrea de gestió del paper durant molts anys. Solucions simples per a la digitalització de les factures són especialment necessàries ”, explica Gerd Marlovits, conseller delegat del principal proveïdor de serveis EDI d'Àustria, EDITEL. Les factures PDF i els portals de factures en línia generats automàticament serveixen d’entrada al món de l’intercanvi electrònic de dades (EDI). Això redueix el consum de paper i també protegeix el medi ambient.
Viena Quan dues grans empreses fan negocis entre si, la comptabilitat és molt fàcil a la pràctica, ja que operen l’intercanvi electrònic de dades (EDI) a través del centre de dades internacional eXite. “Els rebuts digitals es transfereixen automàticament al sistema de comptabilitat, per exemple, i els empleats poden processar-los més. La majoria de les vegades, això pot passar independentment de la ubicació i, també, a l’oficina domèstica, perquè moltes empreses tenen accés VPN segur als seus sistemes ”, explica Gerd Marlovits, director general del proveïdor de serveis EDI EDITEL. La situació és diferent per a les empreses que encara elaboren processos basats en paper. "Lògicament, els documents comercials físics també requereixen una presència física durant el processament", afirma Marlovits.
Automàticament la factura mitjançant PDF
En les darreres setmanes, a causa de les circumstàncies de la crisi de Corona, el tema de la digitalització ha esdevingut cada cop més un requisit per a les oficines domèstiques. La freqüent absència de l’oficina pot provocar la detenció de processos empresarials, la tramitació de comandes o la incidència de documents de facturació. "Per tant, no és d'estranyar que moltes empreses intentin actualment fer una necessitat necessària, és a dir, digitalitzar els processos en paper el més ràpidament i fàcilment possible per tal de fer accessibles els rebuts des de qualsevol lloc. Els destinataris de les factures, per exemple, ara augmenten el seu nombre Factures PDF, en lloc de paper ", diu Marlovits. De forma alternativa, els portals en línia (els anomenats portals web EDI) s'utilitzen per oferir, en particular, als proveïdors de pimes l'opció de trucar comandes, introduir factures i transmetre-les directament al client. Això evita retards de pagament, augmenta la liquiditat del proveïdor i, finalment, garanteix un funcionament de la cadena de subministrament.
La integració EDI permet un intercanvi estructurat de dades
“Les factures PDF per correu electrònic en lloc de paper són certament un mitjà adequat per donar el primer pas cap a la digitalització del procés de la factura. Hi ha solucions força raonables que fan que el estat de transmissió sigui traçable, entre altres coses ”, afegeix Marlovits. No obstant això, en un pas més és aconsellable intercanviar les dades de forma estructurada (és a dir, en formats EDI) per tal de beneficiar-se de més avantatges mitjançant la integració completa. "En termes senzills, inclouen rebre, acceptar o aprovar i arxivar legalment els documents de la factura. Podem basar-nos en interfícies existents i servir el respectiu canal de factura digital de forma específica per al client ”, continua Marlovits.
És la barreja que compta
Tant si es tracta d’un portal de facturació, PDF per correu electrònic o d’una solució EDI totalment integrada, depèn de les circumstàncies i necessitats particulars de l’empresa. "Una cosa sembla clara: per tenir tants socis comercials possibles digitalment a bord, probablement caldrà una combinació de diferents enfocaments", afirma Marlovits. L’estructura de proveïdors d’un grup minorista ja té un ampli espectre. La situació és similar per als grans fabricants que subministren un gran nombre de clients de diferents indústries. "Una perruqueria necessita alguna cosa diferent de la cadena de drogueries. Així doncs, depèn de la barreja adequada. En definitiva, els enfocaments es complementen per formar un concepte global ”, resumeix Marlovits.
Ja sigui reforçat per les darreres experiències de la crisi o la tendència general cap a la digitalització: la oficina –sin cert que mai del tot– l’oficina sense paper s’està acostant cada cop més a prop i l’EDI com a “tecnologia habilitadora” continuarà guanyant importància - i no només en Horaris de la llar.
EDITEL, el principal proveïdor internacional de solucions EDI (Electronic Data Interchange), està especialitzada en l’optimització de processos de cadena de subministrament en una gran varietat d’empreses i indústries. La companyia té un abast supraregional a través d’oficines a Àustria (seu central), la República Txeca, Eslovàquia, Hongria, Croàcia i nombrosos socis de franquícia. Això fa que EDITEL sigui el soci ideal per a empreses internacionals. A través del servei EDI eXite, EDITEL ofereix una cartera de serveis completa, a partir de la comunicació EDI a la integració EDI, la web EDI per a pimes, les solucions de factura electrònica, l'arxivat digital i el seguiment empresarial. L’experiència i l’experiència de més de 40 anys garanteixen l’èxit de la implementació de projectes EDI extensos. www.editel.at
Icona imatge home office © iStock_Geber86
SOBRE LA CONTRIBUCIÓ A OPCIÓ AUSTRIA