skyhøye
Papirdokumenter er ofte fortsatt vanlig praksis, spesielt for små og mellomstore bedrifter. I tider med hjemmekontor er dette en enorm utfordring, spesielt siden dokumentene også sendes til firmaets adresse. - Flere selskaper vurderer for tiden området papirstyring gjennom mange år. Enkle løsninger for digitalisering av fakturaer er spesielt etterspurt, forklarer Gerd Marlovits, administrerende direktør for Østerrikes ledende EDI-tjenesteleverandør EDITEL. Automatisk genererte PDF-fakturaer og online fakturaportaler fungerer ofte som en inngang til verden av elektronisk datautveksling (EDI). Dette reduserer papirforbruket og beskytter også miljøet.
Wien. I praksis, når to store selskaper driver forretninger med hverandre, er regnskap veldig enkelt fordi de driver elektronisk datautveksling (EDI) via det internasjonale datahubet eXite. “De digitale kvitteringene blir automatisk overført til regnskapssystemet og kan behandles videre av ansatte. Det meste av tiden kan dette skje uavhengig av beliggenhet, og stadig mer også på hjemmekontoret, fordi mange selskaper har sikker VPN-tilgang til systemene sine, ”forklarer Gerd Marlovits, administrerende direktør i EDI-tjenesteleverandøren EDITEL. Situasjonen er annerledes for selskaper som fremdeles behandler papirbaserte prosesser. "Logisk sett krever fysiske forretningsdokumenter også fysisk tilstedeværelse under behandlingen," sier Marlovits.
Fakturaen blir automatisk via PDF
I løpet av de siste ukene, på grunn av omstendighetene rundt Corona-krisen, har temaet digitalisering blitt mer og mer et krav for hjemmekontorer. Det hyppige fraværet fra kontoret kan føre til at forretningsprosesser stopper, ordrer ikke blir behandlet eller faktureringsdokumenter ikke kan plasseres. “Det er derfor ikke overraskende at mange selskaper for tiden prøver å gjøre en dyd nødvendighet - det vil si å digitalisere papirbaserte prosesser så raskt og enkelt som mulig for å gjøre kvitteringer tilgjengelige hvor som helst. For eksempel øker nå fakturamottakere antall PDF-fakturaeri stedet for papir, sier Marlovits. Alternativt brukes nettportaler (såkalte web EDI-portaler) for å gi SMB-leverandører spesielt muligheten til å ringe opp bestillinger, legge inn fakturaer og sende dem direkte til kunden. Dette unngår betalingsforsinkelser, øker likviditeten på leverandørsiden og sikrer til slutt en fungerende forsyningskjede.
EDI-integrasjon muliggjør strukturert datautveksling
“PDF-fakturaer per e-post i stedet for papir er absolutt et tilstrekkelig middel til å ta det første skrittet mot digitalisering av fakturaprosessen. Det er ganske rimelige løsninger som blant annet gjør overføringsstatusen sporbar, legger Marlovits til. Ikke desto mindre er det tilrådelig i et ytterligere trinn å utveksle dataene på en strukturert måte - dvs. i EDI-formater - for å dra nytte av ytterligere fordeler gjennom full integrasjon. “Enkelt sagt inkluderer dette mottak, aksept eller godkjenning og lagring av fakturadokumenter. Vi kan bygge videre på eksisterende grensesnitt og betjene den respektive digitale fakturakanalen på en kundespesifikk måte, fortsetter Marlovits.
Det avhenger av blandingen
Om det er en fakturaportal, PDF via e-post eller en fullt integrert EDI-løsning, avhenger av selskapets spesielle omstendigheter og behov. "En ting virker tydelig: For å ha så mange forretningspartnere som mulig digitalt om bord, vil det trolig være en kombinasjon av forskjellige tilnærminger som kreves," sier Marlovits. Leverandørstrukturen til et detaljhandelsgruppe har allerede et bredt spekter. Situasjonen er lik for store produsenter som leverer et stort antall kunder fra forskjellige bransjer. “En frisør trenger noe annerledes enn en apotekskjede. Så det kommer an på riktig blanding. Til slutt kompletterer tilnærmingene hverandre for å danne et overordnet konsept, ”oppsummerer Marlovits.
Enten forsterket av de siste erfaringene fra krisen eller følger den generelle trenden mot digitalisering: Det - riktignok aldri helt - papirløse kontoret, beveger seg gradvis nærmere og EDI som "muliggjørende teknologi" vil fortsette å få betydning - og ikke bare i Tider med hjemmekontor.
EDITEL, den ledende internasjonale leverandøren av EDI-løsninger (Electronic Data Interchange), spesialiserer seg i optimalisering av forsyningskjedeprosesser i en lang rekke selskaper og bransjer. Selskapet har en overordnet rekkevidde gjennom filialer i Østerrike (hovedkvarter), Tsjekkia, Slovakia, Ungarn, Kroatia og en rekke franchisepartnere. Dette gjør EDITEL til den ideelle partneren for internasjonale selskaper. Via EDI-tjenesten eXite tilbyr EDITEL en omfattende tjenesteportefølje, fra EDI-kommunikasjon opp til EDI-integrasjon, web-EDI for små og mellomstore bedrifter, e-fakturaløsninger, digital arkivering og virksomhetsovervåking. Erfaringen og ekspertisen på over 40 år garanterer vellykket gjennomføring av omfattende EDI-prosjekter. www.editel.at
Ikonbilde hjemmekontor © iStock_Geber86