небото високо
Документите за хартија често се сè уште вообичаени практики, особено за малите и средни претпријатија. Во време на домашна канцеларија, ова е огромен предизвик, особено затоа што документите се испраќаат и на адресата на компанијата. „Голем број компании моментно размислуваат за областа на управувањето со хартијата во текот на многу години. Едноставни решенија за дигитализација на фактурите се особено побарувачки “, објаснува Герд Марловитс, извршен директор на водечкиот австриски давател на услуги ЕДИ ЕДИТЕЛ. Автоматски генерирани PDF фактури и портали за фактури преку Интернет често служат како влез во светот на електронската размена на податоци (EDI). Ова ја намалува потрошувачката на хартија и исто така ја штити животната средина.
Виена. Во пракса, кога две големи компании прават бизнис едни со други, сметководството е многу лесно, бидејќи тие работат електронска размена на податоци (EDI) преку меѓународниот центар за податоци eXite. „Дигиталните сметки автоматски се префрлаат на сметководствениот систем, на пример, и може да бидат обработени понатаму од вработените. Ова обично може да се случи без оглед на локацијата, а се повеќе и во матичната канцеларија, затоа што многу компании имаат безбеден пристап до VPN до нивните системи “, објаснува Герд Марловиц, управен директор на давателот на услугата ЕДИ ЕДИТЕЛ. Ситуацијата е различна за компаниите кои сè уште обработуваат процеси на хартија. „Логично, физичките деловни документи, исто така, бараат физичко присуство за време на обработката“, вели Марловитс.
Автоматски фактура преку PDF
Во последните неколку недели, заради околностите на кризата Корона, темата за дигитализација станува сè повеќе и повеќе услов за домашните канцеларии. Честото отсуство од канцеларијата може да доведе до застој во деловните процеси, да не се процесираат нарачките или да не се ставаат во можност да се платат документи. „Значи, не е изненадувачки што многу компании во моментов се обидуваат да направат основа на неопходност - тоа е, да ги дигитализираат процесите засновани на хартија што е можно побрзо и полесно за да ги направат документите достапни од каде било. Примателите на фактурата, на пример, сега го зголемуваат нивниот број PDF фактури, наместо хартија “, вели Марловитс. Алтернативно, порталите преку Интернет (т.н. веб-портали за ЕДИ) се користат за да им се даде на добавувачите на МСП, особено можност за повикување на нарачки, внесување фактури и нивно пренесување директно до клиентот. Ова избегнува одложување на плаќањето, ја зголемува ликвидноста од страната на снабдувачот и на крајот обезбедува функционален синџир на снабдување.
Интеграција на ЕДИ овозможува структурирана размена на податоци
„Фактурите за PDF преку е-пошта наместо хартија секако се соодветни средства за преземање на првиот чекор кон дигитализација на процесот на фактура. Постојат доста разумни решенија што го прават статусот на преносот трага, меѓу другото, “, додава Марловвит. Како и да е, во понатамошниот чекор се препорачува да се разменат податоците на структуриран начин - т.е. во формати EDI - за да имаат корист од натамошни предности преку целосна интеграција. „Во едноставни термини, ова вклучува прием, прифаќање или одобрување и правно архивирање на документите за фактурата. Можеме да се изградиме на постојни интерфејси и да им служиме на соодветниот дигитален канал на фактура на клиент-специфичен начин “, продолжува Марловиќ.
Тоа е мешавината што е важна
Без разлика дали станува збор за портал за фактура, PDF по е-пошта или целосно интегрирано решение за ЕДИ, зависи од конкретните околности и потреби на компанијата. „Едно е јасно: за да има што е можно повеќе деловни партнери дигитално, ќе биде потребна комбинација на различни пристапи“, вели Марловиц. Структурата на добавувачи на малопродажна група веќе има широк спектар. Ситуацијата е слична за големите производители кои обезбедуваат голем број клиенти од различни индустрии. „На фризер му треба нешто различно од синџирот на аптеки. Значи зависи од вистинската мешавина. На крајот на краиштата, приодите се надополнуваат едни со други за да формираат сеопфатен концепт “, резимира Марловит.
Дали е засилена со најновите искуства од кризата или од генералниот тренд кон дигитализација: - канцеларијата без хартија постепено се приближува и ЕДИ како „овозможување технологија“ ќе продолжи да добива важност - и не само во Време на домашна канцеларија.
ЕДИТЕЛ, водечки меѓународен снабдувач на решенија за ЕДИ (електронска размена на податоци), е специјализиран за оптимизација на процесите на синџирот на снабдување во широк спектар на компании и индустрии. Компанијата има надрегионален дострел преку филијали во Австрија (седиште), Чешка, Словачка, Унгарија, Хрватска и бројни партнери за франшиза. Ова го прави ЕДИТЕЛ идеален партнер за меѓународни компании. Преку EDI услугата eXite, ЕДИТЕЛ нуди сеопфатно портфолио на услуги, почнувајќи од комуникација ЕДИ до интеграција на ЕДИ, веб ЕДИ за МСП, решенија за е-фактури, дигитално архивирање и мониторинг на деловни активности. Искуството и стручноста од над 40 години гарантира успешно спроведување на обемни проекти за ЕДИ. www.editel.at
Икона за домашна канцеларија © iStock_Geber86
НА СОГЛАСУВА TOЕТО НА ОДБОР АВСТРИЈА