גבוה בשמיים
מסמכי נייר הם לעתים קרובות עדיין נוהגים, בעיקר עבור חברות קטנות ובינוניות. בזמנים של משרד ביתי מדובר באתגר עצום, מה גם שהמסמכים נשלחים גם לכתובת החברה. "מספר חברות שוקלות כיום את תחום ניהול הנייר לאורך שנים רבות. פתרונות פשוטים לדיגיטציה של חשבוניות מבוקשים במיוחד, "מסביר גרד מרלוביץ, מנכ"ל EDITEL, ספקית השירותים המובילים באוסטריה. חשבוניות PDF שנוצרות אוטומטית ופורטלי חשבוניות מקוונות משמשות לרוב ככניסה לעולם חילופי הנתונים האלקטרוניים (EDI). זה מקטין את צריכת הנייר וגם מגן על הסביבה.
וינה בפועל, כששתי חברות גדולות עוסקות זו בזו, הנהלת חשבונות היא קלה מאוד מכיוון שהן מפעילות חילופי נתונים אלקטרוניים (EDI) באמצעות מרכז הנתונים הבינלאומי eXite. "התקבולים הדיגיטליים מועברים אוטומטית למערכת הנהלת החשבונות, למשל, והם יכולים לעבד אותם על ידי עובדים נוספים. לרוב זה יכול לקרות ללא קשר למיקום, ויותר ויותר גם במשרד הביתי, מכיוון שלחברות רבות יש גישה VPN מאובטחת למערכות שלהם, "מסביר גרד מרלוביץ ', מנהל ספק שירותי EDI EDITEL. המצב שונה עבור חברות שעדיין מעבדות תהליכים מבוססי נייר. "באופן הגיוני, מסמכים עסקיים פיזיים דורשים גם נוכחות פיזית במהלך העיבוד", אומר מרלוביץ.
אוטומטית את החשבונית באמצעות PDF
בשבועות האחרונים, בגלל נסיבות משבר קורונה, נושא הדיגיטציה הפך יותר ויותר לדרישה למשרדי בית. היעדרות תכופה מהמשרד עלולה להוביל לתהליכים עסקיים, להיעדר הוראות, או שלא ניתן יהיה לבצע מסמכי חיוב. "לפיכך אין זה מפתיע שחברות רבות מנסות בימים אלה להפוך את המידתיות של הכרח - כלומר לספר תהליכים מבוססי נייר במהירות ובקלות האפשריות כדי להנגיש קבלות מכל מקום. מקבלי חשבוניות, למשל, מגדילים כעת את מספרם חשבוניות PDFבמקום נייר ", אומר מרלוביץ. לחילופין משתמשים בפורטלים מקוונים (מה שמכונה פורטלי EDI באינטרנט) כדי לספק לספקי SME במיוחד את האפשרות להזמין הזמנות, להזין חשבוניות ולהעביר אותם ישירות ללקוח. זה נמנע מאיחור בתשלום, מגדיל את הנזילות מצד הספק ובסופו של דבר מבטיח שרשרת אספקה מתפקדת.
שילוב EDI מאפשר חילופי נתונים מובנים
"חשבוניות PDF באמצעות דואר אלקטרוני במקום נייר הן בהחלט אמצעי מתאים לנקוט בצעד הראשון בדרך לספרת תהליך החשבונית. ישנם פתרונות סבירים למדי שהופכים בין השאר את מצב ההולכה לניתוח, "מוסיף מרלוביץ. עם זאת, בשלב נוסף רצוי להחליף את הנתונים באופן מובנה - כלומר בפורמטים של EDI - על מנת ליהנות מיתרונות נוספים באמצעות אינטגרציה מלאה. "במילים פשוטות, זה כולל קבלה, קבלה או אישור וארכיון של מסמכי החשבונית באופן חוקי. אנו יכולים לבנות על ממשקים קיימים ולשרת את ערוץ החשבוניות הדיגיטליות בהתאמה באופן ספציפי ללקוח ", ממשיך מרלוביץ.
זה תלוי בתערובת
בין אם מדובר בפורטל חשבוניות, PDF במייל או בפתרון EDI משולב לחלוטין תלוי בנסיבות ובצרכים הספציפיים של החברה. "דבר אחד נראה ברור: על מנת שיהיו כמה שיותר שותפים עסקיים דיגיטלית על הסיפון, ככל הנראה יידרש שילוב של גישות שונות", אומר מרלוביץ '. מבנה הספקים של קבוצה קמעונאית כבר מכיל קשת רחבה. המצב דומה עבור יצרנים גדולים המספקים מספר רב של לקוחות מענפים שונים. "מספרה צריכה משהו שונה מאשר רשת בתי מרקחת. אז זה תלוי בתמהיל הנכון. בסופו של דבר הגישות משלימות זו את זו ליצירת מושג כולל ", מסכמת מרלוביץ.
בין אם מקבלים חיזוק מההתנסויות האחרונות מהמשבר ובין אם הטרנד הכללי לדיגיטציה: המשרד ללא ספק - ללא ספק - מתקרב יותר ויותר, ו- EDI כ"מאפשרת טכנולוגיה "תמשיך לקבל חשיבות - ולא רק ב זמני המשרד הביתי.
EDITEL, הספקית הבינלאומית המובילה של פתרונות EDI (Electronic Data Interchange), מתמחה באופטימיזציה של תהליכי שרשרת האספקה במגוון רחב של חברות ותעשיות. לחברה טווח-על-ממדי דרך סניפים באוסטריה (מטה), צ'כיה, סלובקיה, הונגריה, קרואטיה ועוד מספר שותפים לזכיינות. זה הופך את EDITEL לשותף האידיאלי עבור חברות בינלאומיות. באמצעות שירות EDI eXite, EDITEL מציעה תיק שירות מקיף, החל מתקשורת EDI לשילוב EDI, EDI אינטרנט עבור חברות קטנות ובינוניות, פתרונות חשבונית אלקטרונית, ארכיון דיגיטלי ומעקב עסקי. הניסיון והמומחיות של למעלה מארבעים שנה מבטיחים יישום מוצלח של פרויקטי EDI נרחבים. www.editel.at
תמונת אייקון משרד ביתי © iStock_Geber86