skyhøjt
Papirdokumenter er ofte stadig almindelig praksis, især for SMV'er. I tider med hjemmekontor er dette en enorm udfordring, især da dokumenterne også sendes til firmaets adresse. ”En række virksomheder overvejer i øjeblikket området papirstyring gennem mange år. Enkle løsninger til digitalisering af fakturaer er især efterspurgte, ”forklarer Gerd Marlovits, administrerende direktør for Østrigs førende EDI-tjenesteudbyder EDITEL. Automatisk genererede PDF-fakturaer og online fakturaportaler fungerer ofte som en indrejse i verdenen for elektronisk dataudveksling (EDI). Dette reducerer papirforbruget og beskytter også miljøet.
Wien. Når to store virksomheder handler med hinanden, er regnskab i praksis meget let, fordi de driver elektronisk dataudveksling (EDI) via det internationale datahub eXite. ”De digitale kvitteringer overføres automatisk til for eksempel regnskabssystemet og kan behandles videre af medarbejderne. Dette kan normalt ske uanset placering og i stigende grad også på hjemmekontoret, fordi mange virksomheder har sikker VPN-adgang til deres systemer, ”forklarer Gerd Marlovits, administrerende direktør for EDI-tjenesteudbyderen EDITEL. Situationen er forskellig for virksomheder, der stadig behandler papirbaserede processer. "Logisk set kræver fysiske forretningsdokumenter også en fysisk tilstedeværelse under behandlingen," siger Marlovits.
Automatisk faktura via PDF
På grund af omstændighederne i Corona-krisen er emnet digitalisering blevet mere og mere et krav til hjemmekontorer. Det hyppige fravær fra kontoret kan føre til, at forretningsprocesser stopper, ordrer, der ikke behandles, eller faktureringsdokumenter ikke kan placeres. ”Så det er ikke overraskende, at mange virksomheder i øjeblikket prøver at gøre en dyd af nødvendighed - det vil sige at digitalisere papirbaserede processer så hurtigt og nemt som muligt for at gøre dokumenter tilgængelige hvor som helst. F.eks. Øger fakturamodtagere nu deres antal PDF-fakturaeri stedet for papir, ”siger Marlovits. Alternativt bruges onlineportaler (såkaldte web-EDI-portaler) til at give SMV-leverandører især muligheden for at kalde ordrer, indtaste fakturaer og sende dem direkte til kunden. Dette undgår betalingsforsinkelser, øger likviditeten på leverandørsiden og sikrer i sidste ende en fungerende forsyningskæde.
EDI-integration muliggør struktureret dataudveksling
”PDF-fakturaer pr. E-mail i stedet for papir er bestemt et passende middel til at tage det første skridt hen imod digitalisering af fakturaprocessen. Der er ganske rimelige løsninger, der blandt andet gør transmissionsstatus sporbar, ”tilføjer Marlovits. Ikke desto mindre anbefales det i et yderligere trin at udveksle dataene på en struktureret måde - dvs. i EDI-formater - for at drage fordel af yderligere fordele gennem fuld integration. ”Enkelt set inkluderer dette modtagelse, accept eller godkendelse og lovlig arkivering af fakturadokumenter. Vi kan bygge videre på eksisterende grænseflader og betjene den respektive digitale fakturakanal på en kundespecifik måde, ”fortsætter Marlovits.
Det afhænger af blandingen
Om det er en fakturaportal, PDF via e-mail eller en fuldt integreret EDI-løsning afhænger af virksomhedens særlige omstændigheder og behov. "En ting synes klar: For at have så mange forretningspartnere som muligt digitalt om bord, er det sandsynligvis nødvendigt med en kombination af forskellige tilgange," siger Marlovits. En detailkoncerns leverandørstruktur har allerede et bredt spektrum. Situationen er den samme for store producenter, der leverer et stort antal kunder fra forskellige brancher. ”En frisør har brug for noget andet end en apotekskæde. Så det afhænger af den rigtige blanding. I sidste ende supplerer fremgangsmåderne hinanden til at danne et overordnet koncept, ”opsummerer Marlovits.
Uanset om det er styrket af de seneste erfaringer fra krisen eller den generelle tendens mod digitalisering: Det - givetvis aldrig fuldstændigt - papirløse kontor bevæger sig gradvist nærmere, og EDI som "muliggør teknologi" vil fortsat få betydning - og ikke kun i Tider med hjemmekontor.
EDITEL, den førende internationale leverandør af EDI-løsninger (Electronic Data Interchange), er specialiseret i optimering af forsyningskæden processer i en lang række virksomheder og brancher. Virksomheden har en overordnet rækkevidde gennem filialer i Østrig (hovedkvarter), Den Tjekkiske Republik, Slovakiet, Ungarn, Kroatien og adskillige franchisepartnere. Dette gør EDITEL til den ideelle partner for internationale virksomheder. Via EDI-tjenesten eXite tilbyder EDITEL en omfattende serviceportefølje, der starter fra EDI-kommunikation til EDI-integration, web-EDI for SMV'er, e-fakturaløsninger, digital arkivering og forretningsovervågning. Erfaringen og ekspertisen på over 40 år garanterer en vellykket implementering af omfattende EDI-projekter. www.editel.at
Ikonbillede hjemmekontor © iStock_Geber86