gök yüksek
Basılı belgeler, özellikle KOBİ'ler için hala yaygın bir uygulamadır. Ev ofis zamanlarında, özellikle belgeler de şirket adresine gönderildiği için bu çok büyük bir zorluktur. “Birçok şirket şu anda yıllardır evrak işlerini yeniden düşünüyor. Faturaları dijitalleştirmek için basit çözümler özellikle talep görüyor ”diye açıklıyor Avusturya'nın önde gelen EDI hizmet sağlayıcısı EDITEL'in Genel Müdürü Gerd Marlovits. Otomatik olarak oluşturulan PDF faturaları ve çevrimiçi fatura portalları genellikle elektronik veri alışverişi (EDI) dünyasına giriş görevi görür. Bu kağıt tüketimini azaltır ve çevreyi de korur.
Wien. Uygulamada, iki büyük şirket birbiriyle iş yaptığında, muhasebe çok kolaydır çünkü elektronik veri alışverişini (EDI) uluslararası veri merkezi eXite üzerinden işletirler. Örneğin, dijital dokümanlar otomatik olarak muhasebe sistemine aktarılır ve çalışanlar tarafından daha fazla işlenebilir. Çoğu zaman bu, konumdan bağımsız olarak ve gittikçe artan bir şekilde ev ofisinde de olabilir, çünkü birçok şirket sistemlerine güvenli VPN erişimine sahiptir. ” Halen kağıt bazlı süreçleri işleyen şirketler için durum farklıdır. "Mantıksal olarak, fiziksel işletme belgeleri de işleme sırasında fiziksel bir varlık gerektirir," diyor Marlovits.
PDF üzerinden otomatik fatura
Son birkaç haftada, Corona krizinin koşulları nedeniyle, dijitalleşme konusu ev ofisleri için gittikçe daha fazla gereksinim haline geldi. Ofisten sık sık olmamak iş süreçlerinin durmasına, siparişlerin işlenmemesine veya faturalama belgelerinin yerleştirilememesine neden olabilir. “Bu nedenle, birçok şirketin şu anda bir gereklilik erdemini sağlamaya çalışması şaşırtıcı değil, başka bir deyişle, makbuzları her yerden erişilebilir hale getirmek için kağıt tabanlı süreçleri mümkün olduğunca hızlı ve kolay bir şekilde dijitalleştiriyoruz. Örneğin, fatura alıcıları artık sayılarını artırıyor PDF faturalarıkağıt yerine, ”diyor Marlovits. Alternatif olarak, çevrimiçi portallar (web EDI portalları olarak adlandırılır) KOBİ tedarikçilerine özellikle siparişleri arama, fatura girme ve doğrudan müşteriye iletme seçeneği vermek için de kullanılır. Bu, ödeme gecikmelerini önler, tedarikçi tarafındaki likiditeyi arttırır ve sonuçta çalışan bir tedarik zinciri sağlar.
EDI entegrasyonu yapılandırılmış veri alışverişini mümkün kılar
“Kağıt yerine e-postayla PDF faturaları, fatura sürecinin dijitalleştirilmesi için ilk adımı atmak için kesinlikle yeterli bir araçtır. Diğer şeylerin yanı sıra iletim durumunu izlenebilir hale getiren oldukça makul çözümler var ”diye ekliyor Marlovits. Bununla birlikte, tam entegrasyon yoluyla daha fazla avantajdan faydalanmak için verilerin yapılandırılmış bir şekilde, yani EDI formatlarında - değiştirilmesi daha ileri bir adımda önerilir. “Basit bir ifadeyle, fatura belgelerini yasal olarak arşivlemenin yanı sıra, almayı, kabul etmeyi veya onaylamayı da içerir. Mevcut arayüzler üzerine inşa edebilir ve ilgili dijital fatura kanalını müşteriye özel bir şekilde sunabiliriz ”diye devam ediyor Marlovits.
Bu karışıma bağlı
Bir fatura portalı, e-posta ile PDF veya tam entegre bir EDI çözümü olsun, şirketin özel koşullarına ve ihtiyaçlarına bağlıdır. Marlovits, "Bir şey açık görünüyor: Mümkün olduğunca çok sayıda dijital iş ortağına sahip olmak için muhtemelen farklı yaklaşımların bir kombinasyonu gerekli olacak" diyor. Bir perakende grubunun tedarikçi yapısı zaten geniş bir yelpazeye sahiptir. Bu durum, farklı sektörlerden çok sayıda müşteri tedarik eden büyük üreticilerle benzerdir. “Bir kuaförünün eczane zincirinden farklı bir şeye ihtiyacı var. Bu yüzden doğru karışıma bağlıdır. Sonuçta, yaklaşımlar genel bir konsept oluşturmak için birbirini tamamlar, ”diye özetliyor Marlovits.
İster krizdeki en son deneyimlerle güçlendirilmiş olsun, ister dijitalleşmeye doğru genel eğilimi takip edin: - Kuşkusuz asla tamamen - kağıtsız ofis yavaş yavaş yaklaşıyor ve "olanak sağlayan teknoloji" olarak EDI önem kazanmaya devam edecek - ve sadece Ev ofisi süreleri.
EDI çözümlerinin (Elektronik Veri Değişimi) önde gelen uluslararası sağlayıcısı olan EDITEL, çok çeşitli şirket ve sektörlerde tedarik zinciri süreçlerinin optimizasyonunda uzmanlaşmıştır. Şirket, Avusturya (genel merkez), Çek Cumhuriyeti, Slovakya, Macaristan, Hırvatistan ve çok sayıda franchise ortağındaki şubeler aracılığıyla bölgelerarası olmayan bir erişime sahiptir. Bu, EDITEL'i uluslararası şirketler için ideal bir ortak yapar. EDI hizmeti eXite aracılığıyla EDITEL, EDI entegrasyonuna EDI iletişimi, KOBİ'ler için web EDI, e-fatura çözümleri, dijital arşivleme ve iş takibi ile kapsamlı bir hizmet portföyü sunmaktadır. 40 yılı aşkın deneyim ve uzmanlık, kapsamlı EDI projelerinin başarılı bir şekilde uygulanmasını garanti eder. www.editel.at
Simge görüntü ev ofis © iStock_Geber86