საშინაო ოფისი: მცირე და საშუალო ბიზნესის საქმიანობა ემშვიდობება ქაღალდის ინდუსტრიას

ქაღალდის დოკუმენტები ხშირად მაინც გავრცელებული პრაქტიკაა, განსაკუთრებით მცირე და საშუალო ბიზნესის წარმომადგენლებისათვის. საშინაო ოფისის დროს, ეს უდიდესი გამოწვევაა, განსაკუთრებით იმის გამო, რომ დოკუმენტები ასევე იგზავნება კომპანიის მისამართზე. ”მრავალი კომპანია ამჟამად მრავალი წლის განმავლობაში ფიქრობს ქაღალდის მენეჯმენტის სფეროზე. ინვოისების ციფრული ციფრული გადასახადების მარტივი გადაწყვეტილებები განსაკუთრებით მოთხოვნადია, ”- განმარტავს გერდ მარლოვიცი, ავსტრიის EDI წამყვანი მომსახურების მიმწოდებელი EDITEL– ის მმართველი დირექტორი. ავტომატურად წარმოქმნილი PDF ინვოისები და ონლაინ ინვოისის პორტალები ხშირად ემსახურება მონაცემთა ელექტრონული გაცვლის (EDI) სამყაროში შესვლას. ეს ამცირებს ქაღალდის მოხმარებას და ასევე იცავს გარემოს. 

ვიენი როდესაც ორი დიდი კომპანია საქმიანობს ერთმანეთთან, ბუღალტრული აღრიცხვა პრაქტიკაში ძალიან მარტივია, რადგან ისინი მოქმედებენ მონაცემთა ელექტრონული გაცვლის (EDI) მონაცემთა გადაცემის საერთაშორისო ქსელის eXite მეშვეობით. ”ციფრული ქვითრები ავტომატურად გადადის საბუღალტრო სისტემაში, ხოლო მათი დამუშავება შესაძლებელია თანამშრომლების მიერ. უმეტესობა, ეს შეიძლება მოხდეს განურჩევლად ადგილმდებარეობისა და უფრო ხშირად სახლის ოფისში, რადგან ბევრ კომპანიას აქვს VPN წვდომა თავიანთ სისტემებზე. ”- განმარტავს გერდ მარლოვიცი, EDI სერვისის პროვაიდერის EDITEL- ის მმართველი დირექტორი. სიტუაცია განსხვავებულია იმ კომპანიებისთვის, რომლებიც ჯერ კიდევ ამუშავებენ ქაღალდზე დაფუძნებულ პროცესებს. ”ლოგიკურად, ფიზიკური ბიზნესის დოკუმენტები ასევე მოითხოვს ფიზიკურ არსებობას დამუშავების დროს”, - ამბობს მარლოვიცი.

ავტომატურად ინვოისი PDF საშუალებით

ბოლო რამდენიმე კვირის განმავლობაში, კორონის კრიზისის გარემოებების გამო, დიგიტალიზაციის თემა სულ უფრო და უფრო მოთხოვნადი გახდა საშინაო ოფისებისთვის. ოფისის ხშირმა არარსებობამ შეიძლება გამოიწვიოს ბიზნესის პროცესების შეჩერება, შეკვეთების არ დამუშავება ან საბუთების წარმოება შეუძლებლობის შესახებ. ”ამიტომ გასაკვირი არ არის, რომ ამჟამად მრავალი კომპანია ცდილობს აუცილებლობის სინამდვილეს შექმნას - ეს არის, რაც შეიძლება სწრაფად და მარტივად მოხდეს ქაღალდის დაფუძნებული პროცესების ციფრული შექმნა, რათა შესაძლებელი გახდეს ქვითრები ნებისმიერი ადგილიდან. მაგალითად, ინვოისის მიმღებები ახლა მატულობენ მათ რიცხვს PDF ინვოისებიქაღალდის ნაცვლად, ”- ამბობს მარლოვიცი. ალტერნატიულად, ონლაინ პორტალები (ე.წ. ვებ EDI პორტალები) გამოიყენება მცირე და საშუალო ბიზნესის მომწოდებლებისთვის, კერძოდ, შეკვეთების დარეკვის, ინვოისების შემოტანის და მათ პირდაპირ მომხმარებელზე გადაცემის შესაძლებლობა. ეს თავიდან აიცილებს გადახდის შეფერხებას, ზრდის ლიკვიდობას მიმწოდებლის მხრიდან და საბოლოოდ უზრუნველყოფს მომარაგების ქსელის ფუნქციონირებას.

EDI ინტეგრაცია საშუალებას აძლევს მონაცემთა სტრუქტურირებულ გაცვლას

”PDF ინვოისების ქაღალდის ნაცვლად, რა თქმა უნდა, არის ადეკვატური საშუალება პირველივე ნაბიჯის გადადგმის ინვოისის პროცესის ციფრული გადაღებისკენ. არსებობს საკმაოდ გონივრული გადაწყვეტილებები, რომელთა გადაცემის სტატუსი კვალდაკვალ ხდის, სხვა საკითხებთან ერთად, ”- დასძენს მარლოვიცი. მიუხედავად ამისა, შემდგომი ეტაპზე მიზანშეწონილია მონაცემების გაცვლა სტრუქტურული ფორმით - ე.ი. EDI ფორმატით - იმისათვის, რომ ისარგებლოს შემდგომი უპირატესობებით სრული ინტეგრაციის გზით. ”მარტივი სიტყვებით, ეს მოიცავს ინვოისის დოკუმენტების მიღებას, მიღებას ან დამტკიცებას და იურიდიულად დაარქივებას. ჩვენ შეგვიძლია ავაშენოთ არსებული ინტერფეისები და მოვემსახუროთ ციფრული ინვოისის არხს სპეციფიკური მომხმარებლისთვის, ”- განაგრძობს მარლოვიცი

ეს ნაზავია

იქნება ეს ინვოისის პორტალი, PDF ელექტრონული ფოსტით ან სრულად ინტეგრირებული EDI გადაწყვეტა დამოკიდებულია კომპანიის კონკრეტულ გარემოებებზე და საჭიროებებზე. ”ერთი რამ აშკარად ჩანს: იმისთვის, რომ ბორტზე რაც შეიძლება მეტი ბიზნეს პარტნიორი იყოს, სავარაუდოდ, საჭიროა სხვადასხვა მიდგომის ერთობლიობა.” - ამბობს მარლოვიცი. საცალო ჯგუფის მიმწოდებელი სტრუქტურა უკვე ფართო სპექტრს მოიცავს. მსგავსი ვითარებაა დიდი მწარმოებლებისთვის, რომლებიც მომხმარებლების დიდ რაოდენობას სხვადასხვა ინდუსტრიისგან ამარაგებენ. ”თმის ვარცხნილობას სხვა რამე სჭირდება, ვიდრე აფთიაქების ქსელი. ასე რომ, ეს დამოკიდებულია სწორ მიქსზე. საბოლოო ჯამში, მიდგომები ავსებენ ერთმანეთს, რომ ჩამოაყალიბონ საერთო კონცეფცია, ”- აჯამებს მარლოვიტს.

თუ არა ეს გამოწვეული კრიზისის ბოლოდროინდელი გამოცდილებით, ან ზოგადი ტენდენციისაგან ციფრულინიზაციისაკენ: - უეჭველად არასოდეს სრულყოფილად - უპრობლემო ოფისი სულ უფრო და უფრო ახლოვდება და EDI როგორც "შესაძლებლობის ტექნოლოგია" გააგრძელებს მნიშვნელოვნების მიღებას - და არა მხოლოდ საშინაო ოფისის დრო. 

EDITEL, EDI გადაწყვეტილებების წამყვანი საერთაშორისო მიმწოდებელი (მონაცემთა ელექტრონული გაცვლა), სპეციალიზირებულია მიწოდების ჯაჭვის პროცესების ოპტიმიზაციაში სხვადასხვა კომპანიებსა და ინდუსტრიებში. კომპანიას აქვს უზენაესი ზონა ფილიალების გავლით ავსტრიაში (შტაბი), ჩეხეთის რესპუბლიკა, სლოვაკეთი, უნგრეთი, ხორვატია და მრავალი ფრენჩაიზის პარტნიორი. ეს ქმნის EDITEL- ს იდეალურ პარტნიორად საერთაშორისო კომპანიებისთვის. EDI სერვისის eXite- ის საშუალებით, EDITEL გთავაზობთ მომსახურების ყოვლისმომცველ პორტფელს, დაწყებული EDI კომუნიკაციით, EDI ინტეგრაციამდე, მცირე და საშუალო ბიზნესის ვებსაიტი, ელექტრონული ინვოისების გადაწყვეტილებები, ციფრული არქივირება და ბიზნესის მონიტორინგი. 40 წელზე მეტი ხნის გამოცდილება და გამოცდილება გარანტირებულია ფართო EDI პროექტების წარმატებით განხორციელებაში. www.editel.at 

ხატულა სახლის ოფისი © iStock_Geber86

OPTION AUSTRIA– ს შესასრულებლად