आकाश उच्च
पेपर दस्तावेज़ अक्सर अभी भी आम प्रथा है, खासकर एसएमई के लिए। गृह कार्यालय के समय में, यह एक बहुत बड़ी चुनौती है, खासकर क्योंकि दस्तावेजों को कंपनी के पते पर भी भेजा जाता है। “कई कंपनियां वर्तमान में कई वर्षों में पेपर प्रबंधन के क्षेत्र को पुनर्जीवित कर रही हैं। ऑस्ट्रिया के प्रमुख ईडीआई सेवा प्रदाता EDITEL के प्रबंध निदेशक गर्ड मारलोविट्स बताते हैं कि चालान को डिजिटाइज़ करने के लिए सरल समाधान विशेष रूप से मांग में हैं। स्वचालित रूप से उत्पन्न पीडीएफ चालान और ऑनलाइन चालान पोर्ट अक्सर इलेक्ट्रॉनिक डेटा एक्सचेंज (ईडीआई) की दुनिया में प्रवेश के रूप में काम करते हैं। यह कागज की खपत को कम करता है और पर्यावरण की रक्षा भी करता है।
वियना। व्यवहार में, जब दो बड़ी कंपनियां एक-दूसरे के साथ कारोबार करती हैं, तो लेखांकन बहुत आसान होता है क्योंकि वे अंतरराष्ट्रीय डेटा हब ईएक्सईट के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक डेटा एक्सचेंज (ईडीआई) संचालित करते हैं। “डिजिटल रसीदों को स्वचालित रूप से लेखांकन प्रणाली में स्थानांतरित किया जाता है, उदाहरण के लिए, और कर्मचारियों द्वारा आगे संसाधित किया जा सकता है। ज्यादातर समय, यह स्थान की परवाह किए बिना हो सकता है, और तेजी से घर कार्यालय में भी हो सकता है, क्योंकि कई कंपनियों ने अपने सिस्टम में वीपीएन एक्सेस सुरक्षित किया है, ”ईडीआई सेवा प्रदाता EDITEL के प्रबंध निदेशक गर्ड मारलोविट्स बताते हैं। स्थिति उन कंपनियों के लिए अलग है जो अभी भी कागज-आधारित प्रक्रियाओं की प्रक्रिया करती हैं। "तार्किक रूप से, भौतिक व्यापार दस्तावेजों को प्रसंस्करण के दौरान एक भौतिक उपस्थिति की भी आवश्यकता होती है," मारलोविट्स कहते हैं।
स्वचालित रूप से पीडीएफ के माध्यम से चालान
पिछले कुछ हफ्तों में, कोरोना संकट की परिस्थितियों के कारण, डिजिटलीकरण का विषय अधिक से अधिक घर कार्यालयों के लिए एक आवश्यकता बन गया है। कार्यालय से बार-बार अनुपस्थित रहने से व्यावसायिक प्रक्रियाएँ ठप हो सकती हैं, आदेश संसाधित नहीं हो सकते हैं या बिलिंग दस्तावेज़ों को रखा नहीं जा सकता है। इसलिए यह आश्चर्यजनक नहीं है कि कई कंपनियां वर्तमान में आवश्यकता का पुण्य बनाने की कोशिश कर रही हैं - यानी, कहीं से प्राप्तियों को सुलभ बनाने के लिए कागज आधारित प्रक्रियाओं को जल्दी और आसानी से डिजिटलीकरण करना। उदाहरण के लिए, इनवॉयस प्राप्तकर्ता अब अपनी संख्या बढ़ा रहे हैं पीडीएफ चालानकागज के बजाय, “मार्लोवेट्स कहते हैं। वैकल्पिक रूप से, ऑनलाइन पोर्टल्स (तथाकथित वेब ईडीआई पोर्टल्स) का उपयोग एसएमई आपूर्तिकर्ताओं को विशेष रूप से ऑर्डर देने, चालान दर्ज करने और उन्हें सीधे ग्राहक तक पहुंचाने के विकल्प के लिए किया जाता है। यह भुगतान में देरी से बचता है, आपूर्तिकर्ता पक्ष की तरलता को बढ़ाता है और अंततः एक कार्य आपूर्ति श्रृंखला सुनिश्चित करता है।
EDI एकीकरण संरचित डेटा विनिमय को सक्षम करता है
“कागज के बजाय ईमेल द्वारा पीडीएफ चालान निश्चित रूप से एक पर्याप्त साधन है जो चालान प्रक्रिया को डिजिटल बनाने की दिशा में पहला कदम उठाएगा। अन्य बातों के अलावा, ट्रांसमिशन की स्थिति को काफी हद तक सही बना सकते हैं। फिर भी, एक और कदम में डेटा को एक संरचित तरीके से आदान-प्रदान करना उचित है - यानी ईडीआई प्रारूपों में - ताकि पूर्ण एकीकरण के माध्यम से आगे के लाभ से लाभ उठाया जा सके। “सरल शब्दों में, इसमें चालान दस्तावेजों को प्राप्त करना, स्वीकार करना या मंजूरी देना और कानूनी रूप से शामिल करना शामिल है। हम मौजूदा इंटरफेस पर निर्माण कर सकते हैं और ग्राहक-विशिष्ट तरीके से संबंधित डिजिटल चालान चैनल की सेवा कर सकते हैं।
यह मिश्रण है कि मायने रखता है
चाहे वह एक चालान पोर्टल हो, ईमेल द्वारा पीडीएफ या पूरी तरह से एकीकृत ईडीआई समाधान कंपनी की विशेष परिस्थितियों और जरूरतों पर निर्भर करता है। मार्लोवेट्स कहते हैं, "एक बात स्पष्ट प्रतीत होती है: बोर्ड पर डिजिटल रूप से अधिक से अधिक व्यवसायिक साझेदार रखने के लिए, विभिन्न दृष्टिकोणों के संयोजन की आवश्यकता होगी।" एक खुदरा समूह की आपूर्तिकर्ता संरचना पहले से ही एक व्यापक स्पेक्ट्रम को परेशान करती है। स्थिति बड़े निर्माताओं के लिए समान है जो विभिन्न उद्योगों से बड़ी संख्या में ग्राहकों की आपूर्ति करते हैं। “एक हेयरड्रेसर को एक दवा की दुकान श्रृंखला से अलग कुछ चाहिए। तो यह सही मिश्रण पर निर्भर करता है। अंत में, दृष्टिकोण एक दूसरे को एक समग्र अवधारणा बनाने के लिए पूरक करते हैं, “मारलोविट्स का सारांश है।
क्या संकट से नवीनतम अनुभवों या डिजिटलीकरण की ओर सामान्य रुझान से प्रबलित: - पूरी तरह से कभी नहीं पूरी तरह से - कागज रहित कार्यालय करीब और करीब बढ़ रहा है और ईडीआई "सक्षम करने वाली तकनीक" के रूप में महत्व हासिल करना जारी रखेगा - और न केवल अंदर टाइम्स ऑफ होम ऑफिस।
EDITEL, EDI समाधान (इलेक्ट्रॉनिक डाटा इंटरचेंज) के प्रमुख अंतरराष्ट्रीय प्रदाता, कई प्रकार की कंपनियों और उद्योगों में आपूर्ति श्रृंखला प्रक्रियाओं के अनुकूलन में माहिर हैं। कंपनी की ऑस्ट्रिया (मुख्यालय), चेक गणराज्य, स्लोवाकिया, हंगरी, क्रोएशिया और कई मताधिकार भागीदारों में शाखाओं के माध्यम से एक शानदार पहुंच है। यह EDITEL को अंतरराष्ट्रीय कंपनियों के लिए आदर्श भागीदार बनाता है। EDI सेवा eXite के माध्यम से, EDITEL एक व्यापक सेवा पोर्टफोलियो प्रदान करता है, जो EDI संचार से EDI एकीकरण, SMEs के लिए वेब EDI, ई-चालान समाधान, डिजिटल संग्रह और व्यवसाय की निगरानी के लिए शुरू होता है। 40 से अधिक वर्षों का अनुभव और विशेषज्ञता व्यापक ईडीआई परियोजनाओं के सफल कार्यान्वयन की गारंटी देती है। www.editel.at
आइकन छवि घर कार्यालय © iStock_Geber86