alto ceo
Os documentos en papel adoitan ser unha práctica común, especialmente para as pemes. En tempos de oficina doméstica, este é un enorme reto, sobre todo porque os documentos tamén se envían ao enderezo da empresa. “Na actualidade, varias empresas están repensando a área de xestión do papel durante moitos anos. Solicítanse solucións sinxelas para dixitalizar as facturas ", explica Gerd Marlovits, director xeral do EDITEL, prestador de servizos EDI en Austria. As facturas PDF xeradas automaticamente e os portais de facturas en liña adoitan ser unha entrada ao mundo do intercambio electrónico de datos (EDI). Isto reduce o consumo de papel e tamén protexe o medio ambiente.
Viena. Na práctica, cando dúas grandes empresas fan negocios entre si, a contabilidade é moi sinxela porque operan o intercambio electrónico de datos (EDI) a través do centro internacional de datos eXite. "Os recibos dixitais transfírense automaticamente ao sistema de contabilidade, por exemplo, e os empregados poden procesalos máis. Isto normalmente pode suceder independentemente da localización e cada vez máis na oficina doméstica, porque moitas empresas teñen acceso VPN seguro aos seus sistemas ", explica Gerd Marlovits, director xeral do provedor de servizos EDI EDITEL. A situación é diferente para as empresas que aínda tramitan procesos baseados en papel. "Loxicamente, os documentos comerciais físicos tamén requiren presenza física durante o procesamento", afirma Marlovits.
De forma automática a factura vía PDF
Nas últimas semanas, debido ás circunstancias da crise da Corona, o tema da dixitalización converteuse nun requisito cada vez máis para as oficinas domésticas. A ausencia frecuente da oficina pode levar a que os procesos empresariais se interrompen, non se procesen pedidos ou non se poidan realizar documentos de facturación. "Polo tanto, non é de estrañar que moitas empresas intenten actualmente facer unha necesidade - é dicir, dixitalizar os procesos en papel o máis rápido e doado posible para facer accesibles os documentos desde calquera lugar. Os destinatarios de facturas, por exemplo, agora están a aumentar o seu número Facturas en formato PDF, en vez de papel ", di Marlovits. Alternativamente, os portais en liña (chamados portais web EDI) utilízanse para ofrecer aos provedores de pemes en particular a opción de chamar pedidos, ingresar facturas e transmitilos directamente ao cliente. Isto evita atrasos no pago, aumenta a liquidez do provedor e ao final asegura un funcionamento da cadea de subministración.
A integración EDI permite o intercambio estruturado de datos
“As facturas PDF por correo electrónico no canto de papel son certamente un medio adecuado para dar o primeiro paso cara á dixitalización do proceso de factura. Hai solucións bastante razoables que fan que o estado da transmisión sexa rastrexable, entre outras cousas ", engade Marlovits. Non obstante, nun paso máis é aconsellable intercambiar os datos de forma estruturada (é dicir, en formatos EDI) para poder beneficiarse de outras vantaxes mediante a integración plena. "En palabras simples, isto inclúe recibir, aceptar ou aprobar e arquivar legalmente os documentos de factura. Podemos construírnos nas interfaces existentes e servir a respectiva canle de factura dixital dun xeito específico para o cliente ”, continúa Marlovits.
É a mestura que conta
Se se trata dun portal de facturas, PDF por correo electrónico ou dunha solución EDI totalmente integrada, depende das circunstancias e necesidades particulares da empresa. "Unha cousa parece clara: Para ter o maior número de socios comerciais dixitalmente a bordo, probablemente será necesaria unha combinación de enfoques diferentes", afirma Marlovits. A estrutura de provedores dun grupo minorista xa alberga un amplo espectro. A situación é similar para os grandes fabricantes que subministran a un gran número de clientes de distintas industrias. "Un perruqueiro necesita algo diferente á cadea de drogas. Así depende da mestura correcta. Ao final, os enfoques compleméntanse para formar un concepto global ", resume Marlovits.
Se se reforza coas últimas experiencias da crise ou a tendencia xeral cara á dixitalización: a oficina, sen recoñecemento nunca por completo, está despaxando pouco a pouco a oficina e EDI como "tecnoloxía habilitadora" seguirá gañando importancia e non só en Tempos de oficina doméstica.
EDITEL, o principal provedor internacional de solucións EDI (Electronic Data Interchange), está especializado na optimización de procesos da cadea de abastecemento nunha ampla variedade de empresas e industrias. A compañía ten un alcance suprarexional a través de sucursais en Austria (sede), a República Checa, Eslovaquia, Hungría, Croacia e numerosos socios de franquía. Isto fai que EDITEL sexa o socio ideal para empresas internacionais. A través do servizo EDI eXite, EDITEL ofrece unha carteira de servizos completa, desde a comunicación EDI ata a integración EDI, EDI web para pemes, solucións de factura electrónica, arquivado dixital e seguimento empresarial. A experiencia e a experiencia de máis de 40 anos garanten a exitosa implementación de amplos proxectos EDI. www.editel.at
Imaxe da casa icona imaxe © iStock_Geber86
SOBRE A APLICACIÓN Á OPCIÓN AUSTRIA