Sky high
Paberdokumendid on sageli endiselt tavapärane praktika, eriti väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete puhul. Kodukontori ajal on see tohutu väljakutse, eriti kuna dokumendid saadetakse ka ettevõtte aadressile. „Mitu ettevõtet mõtlevad paberimajanduse valdkonnale paljude aastate jooksul ümber. Eriti nõutud on lihtsad lahendused arvete digitaliseerimiseks, “selgitab Gerd Marlovits, Austria juhtiva EDI teenusepakkuja EDITEL tegevdirektor. Automaatselt genereeritud PDF-arved ja veebipõhised arveportaalid on sageli sisenemiseks elektroonilise andmevahetuse (EDI) maailma. See vähendab paberi tarbimist ja kaitseb ka keskkonda.
Wien Praktikas, kui kaks suurt ettevõtet teevad omavahel äri, on raamatupidamine väga lihtne, kuna nad juhivad rahvusvahelise andmekeskuse eXite kaudu elektroonilist andmevahetust (EDI). “Digitaalsed dokumendid kantakse automaatselt üle näiteks raamatupidamissüsteemi ja töötajad saavad neid täiendavalt töödelda. Enamasti võib see juhtuda olenemata asukohast ja üha enam ka kodukontoris, sest paljudel ettevõtetel on oma süsteemidele turvaline VPN-juurdepääs, ”selgitab EDI teenusepakkuja EDITEL tegevdirektor Gerd Marlovits. Paberipõhiseid protsesse töötlevate ettevõtete olukord on erinev. "Loogiliselt võttes eeldavad füüsilised äridokumendid töötlemise ajal ka füüsilist kohalolekut," ütleb Marlovits.
Arve automaatselt PDF-i kaudu
Viimastel nädalatel on seoses Corona kriisiolukorraga muutunud digiteerimise teema kodukontorites üha enam nõudeks. Sage kontorist eemal viibimine võib põhjustada äriprotsesside seiskumist, tellimuste töötlemata jätmist või arveldusdokumentide esitamist. „Seega pole üllatav, kui paljud ettevõtted üritavad praegu vajalikkust - teisisõnu digiteerida paberipõhised protsessid võimalikult kiiresti ja hõlpsalt, et kviitungid oleksid kättesaadavad kõikjalt. Näiteks arve saajate arv kasvab nüüd PDF-arvedpaberi asemel, ”ütleb Marlovits. Teise võimalusena kasutatakse veebiportaale (nn veebi EDI portaale) ka selleks, et anda VKEde tarnijatele võimalus tellimusi tagasi kutsuda, arveid sisestada ja neid otse kliendile edastada. See väldib makseviivitusi, suurendab likviidsust tarnija poolel ja tagab lõpuks toimiva tarneahela.
EDI integreerimine võimaldab struktureeritud andmevahetust
„PDF-arved e-posti teel paberi asemel on kindlasti piisav vahend arvete digitaliseerimise esimese sammu astumiseks. On üsna mõistlikke lahendusi, mis muudavad ülekande staatuse muu hulgas jälgitavaks, ”lisab Marlovits. Sellegipoolest on edasises etapis soovitatav vahetada andmeid struktureeritud viisil - st EDI-vormingus -, et saada täieliku integreerimise kaudu täiendavaid eeliseid. „Lihtsamalt öeldes hõlmab see arve dokumentide vastuvõtmist, vastuvõtmist või vabastamist, samuti juriidilist arhiveerimist. Saame tugineda olemasolevatele liidestele ja teenindada vastavat digitaalset arvete kanalit kliendipõhiselt, ”jätkab Marlovits.
See on segu, mis loeb
Kas see on arveportaal, PDF e-postiga või täielikult integreeritud EDI lahendus, sõltub ettevõtte konkreetsetest asjaoludest ja vajadustest. "Üks asi näib olevat selge: selleks, et pardal oleks võimalikult palju digitaalseid äripartnereid, on tõenäoliselt vaja erinevate lähenemisviiside kombinatsiooni," ütleb Marlovits. Jaekaubanduskontserni tarnijate struktuur hõlmab juba laia spektrit. Sarnane on olukord suurtootjatega, kes tarnivad palju kliente erinevatest tööstusharudest. “Juuksur vajab midagi muud kui apteekide kett. Nii et see sõltub õigest segust. Lõppkokkuvõttes täiendavad lähenemisviisid üksteist, moodustades üldise kontseptsiooni, ”võtab Marlovits kokku.
Kas siis, kui seda tugevdavad kriisi viimased kogemused või digiteerimise üldine suundumus: paberivaba kontor läheneb järk-järgult üha kaugemale ja EDI kui "võimaldav tehnoloogia" saab jätkuvalt oluliseks - ja mitte ainult Kodukontori ajad.
EDITEL, juhtiv rahvusvaheline EDI-lahenduste pakkuja (elektrooniline andmevahetus), on spetsialiseerunud tarneahela protsesside optimeerimisele väga erinevates ettevõtetes ja tööstusharudes. Ettevõttel on regioonideülene haare filiaalide kaudu Austrias (peakontor), Tšehhi Vabariigis, Slovakkias, Ungaris, Horvaatias ja arvukate frantsiisipartnerite kaudu. See teeb EDITEList ideaalse partneri rahvusvahelistele ettevõtetele. EDI teenuse eXite kaudu pakub EDITEL terviklikku teenuste portfelli, alustades EDI kommunikatsioonist EDI integratsiooni, VKEde veebi EDI, e-arvelahenduste, digitaalse arhiveerimise ja ettevõtete jälgimisega. Üle 40 aasta kogemused ja teadmised tagavad ulatuslike EDI projektide eduka rakendamise. www.editel.at
Ikoonipildi kodukontor © iStock_Geber86