las nubes
Los documentos en papel a menudo siguen siendo una práctica común, especialmente para las PYME. En tiempos de oficina en el hogar, este es un desafío enorme, especialmente porque los documentos también se envían a la dirección de la empresa. “Varias empresas están replanteando el área de gestión del papel durante muchos años. Las soluciones simples para digitalizar facturas son particularmente demandadas ”, explica Gerd Marlovits, Director Gerente del principal proveedor de servicios EDI de Austria, EDITEL. Las facturas en PDF generadas automáticamente y los portales de facturas en línea a menudo sirven como una entrada al mundo del intercambio electrónico de datos (EDI). Esto reduce el consumo de papel y también protege el medio ambiente.
Viena Cuando dos grandes empresas hacen negocios entre sí, la contabilidad es muy fácil en la práctica porque operan el intercambio electrónico de datos (EDI) a través del centro internacional de datos eXite. “Los recibos digitales se transfieren automáticamente al sistema de contabilidad, por ejemplo, y los empleados pueden procesarlos aún más. Esto generalmente puede suceder independientemente de la ubicación, y cada vez más también en la oficina en el hogar, porque muchas empresas tienen acceso VPN seguro a sus sistemas ", explica Gerd Marlovits, director gerente del proveedor de servicios EDI EDITEL. La situación es diferente para las empresas que aún procesan procesos en papel. "Lógicamente, los documentos comerciales físicos también requieren una presencia física durante el procesamiento", dice Marlovits.
Automáticamente la factura vía PDF
En las últimas semanas, debido a las circunstancias de la crisis de Corona, el tema de la digitalización se ha convertido cada vez más en un requisito para las oficinas en el hogar. La ausencia frecuente de la oficina puede llevar a que se detengan los procesos comerciales, no se procesen los pedidos o no se puedan colocar los documentos de facturación. “Por lo tanto, no es sorprendente que muchas empresas actualmente estén tratando de hacer una virtud de la necesidad, es decir, digitalizar los procesos en papel de la manera más rápida y fácil posible para que los recibos sean accesibles desde cualquier lugar. Los destinatarios de facturas, por ejemplo, ahora están aumentando sus números Facturas en PDF, en lugar de papel ", dice Marlovits. Alternativamente, los portales en línea (los denominados portales web EDI) se utilizan para dar a los proveedores de PYME, en particular, la opción de llamar pedidos, ingresar facturas y transmitirlas directamente al cliente. Esto evita demoras en los pagos, aumenta la liquidez del lado del proveedor y, en última instancia, garantiza una cadena de suministro en funcionamiento.
La integración EDI permite el intercambio estructurado de datos
“Las facturas en PDF por correo electrónico en lugar de papel son sin duda un medio adecuado para dar el primer paso hacia la digitalización del proceso de facturación. Hay soluciones bastante razonables que hacen que el estado de transmisión sea rastreable, entre otras cosas ”, agrega Marlovits. Sin embargo, en un paso más, es aconsejable intercambiar los datos de manera estructurada, es decir, en formatos EDI, para beneficiarse de más ventajas a través de la integración total. "En términos simples, esto incluye recibir, aceptar o aprobar y archivar legalmente los documentos de la factura. Podemos construir sobre interfaces existentes y servir el canal de facturación digital respectivo de una manera específica del cliente ”, continúa Marlovits.
Depende de la mezcla
Ya sea que se trate de un portal de facturas, PDF por correo electrónico o una solución EDI totalmente integrada, depende de las circunstancias y necesidades particulares de la empresa. "Una cosa parece clara: para tener a bordo digitalmente a la mayor cantidad posible de socios comerciales, probablemente se requerirá una combinación de diferentes enfoques", dice Marlovits. La estructura de proveedores de un grupo minorista ya alberga un amplio espectro. La situación es similar para los grandes fabricantes que abastecen a una gran cantidad de clientes de diferentes industrias. “Un peluquero necesita algo diferente a una cadena de farmacias. Por lo tanto, depende de la combinación correcta. Finalmente, los enfoques se complementan entre sí para formar un concepto general ”, resume Marlovits.
Ya sea reforzado por las últimas experiencias de la crisis o siguiendo la tendencia general hacia la digitalización: la oficina, sin duda nunca completamente, se está acercando gradualmente y el EDI como "tecnología habilitadora" seguirá ganando importancia, y no solo en Tiempos de oficina en casa.
EDITEL, el proveedor internacional líder de soluciones de intercambio electrónico de datos (EDI), se especializa en la optimización de los procesos de la cadena de suministro en una amplia variedad de empresas e industrias. La compañía tiene un alcance suprarregional a través de sucursales en Austria (sede), la República Checa, Eslovaquia, Hungría, Croacia y numerosos socios franquiciados. Esto convierte a EDITEL en el socio ideal para empresas internacionales. A través del servicio de intercambio electrónico de datos eXite, EDITEL ofrece una cartera de servicios integral, desde la comunicación de intercambio electrónico de datos hasta la integración de intercambio electrónico de datos, intercambio electrónico de datos web para pymes, soluciones de facturación electrónica, archivo digital y monitoreo de negocios. La experiencia y los conocimientos de más de 40 años garantizan la implementación exitosa de extensos proyectos EDI. www.editel.at
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SOBRE LA CONTRIBUCIÓN A LA OPCIÓN AUSTRIA