ارتفاع السماء
لا تزال المستندات الورقية ممارسة شائعة ، خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة. في أوقات المكاتب المنزلية ، يعد هذا تحديًا كبيرًا ، خاصة وأن الوثائق يتم إرسالها أيضًا إلى عنوان الشركة. “يعيد عدد من الشركات حاليا التفكير في مجال إدارة الورق على مدى سنوات عديدة. ويوضح جيرد مارلوفيتس ، المدير الإداري لمقدم خدمة EDI الرائد في النمسا EDITEL ، أن الحلول البسيطة لرقمنة الفواتير مطلوبة بشكل خاص. غالبًا ما تعمل فواتير PDF التي يتم إنشاؤها تلقائيًا وبوابات الفاتورة عبر الإنترنت كمدخل إلى عالم تبادل البيانات الإلكتروني (EDI). هذا يقلل من استهلاك الورق ويحمي البيئة أيضًا.
فيينا. من الناحية العملية ، عندما تتعامل شركتان كبيرتان مع بعضهما البعض ، فإن المحاسبة سهلة للغاية لأنها تعمل على تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) عبر محور البيانات الدولي eXite. "يتم تحويل الإيصالات الرقمية تلقائيًا إلى نظام المحاسبة ، على سبيل المثال ، ويمكن للموظفين معالجتها بشكل أكبر. في معظم الأحيان ، يمكن أن يحدث هذا بغض النظر عن الموقع ، وبشكل متزايد أيضًا في المكتب المنزلي ، لأن العديد من الشركات لديها وصول VPN آمن إلى أنظمتها "، يوضح جيرد مارلوفيتس ، المدير الإداري لمقدم خدمة EDI EDITEL. يختلف الوضع بالنسبة للشركات التي لا تزال تعالج العمليات الورقية. يقول Marlovits: "من الناحية المنطقية ، تتطلب المستندات التجارية الفعلية أيضًا وجودًا فعليًا أثناء المعالجة".
تلقائيا الفاتورة عبر PDF
في الأسابيع القليلة الماضية ، بسبب ظروف أزمة كورونا ، أصبح موضوع الرقمنة مطلبًا متزايدًا للمكاتب المنزلية. يمكن أن يؤدي الغياب المتكرر للمكتب إلى توقف العمليات التجارية ، أو عدم معالجة الطلبات ، أو عدم القدرة على تقديم مستندات الفوترة. لذلك ، ليس من المستغرب أن العديد من الشركات تحاول حاليًا أن تجعل فضيلة الضرورة - أي رقمنة العمليات الورقية بأسرع وأسهل ما يمكن من أجل جعل الإيصالات متاحة من أي مكان. على سبيل المثال ، يقوم مستلمو الفواتير بزيادة أعدادهم الآن فواتير بصيغة PDFيقول مارلوفيتس ، بدلاً من الورق. بدلاً من ذلك ، يتم استخدام البوابات الإلكترونية (ما يسمى بوابات EDI على الويب) لمنح موردي الشركات الصغيرة والمتوسطة على وجه الخصوص خيار استدعاء الطلبات وإدخال الفواتير وإرسالها مباشرة إلى العميل. هذا يتجنب تأخيرات الدفع ويزيد السيولة من جانب المورد ويضمن في نهاية المطاف سلسلة توريد فعالة.
يتيح تكامل التبادل الإلكتروني للبيانات تبادل البيانات المنظمة
"إن فواتير PDF عن طريق البريد الإلكتروني بدلاً من الورق هي بالتأكيد وسيلة كافية لاتخاذ الخطوة الأولى نحو رقمنة عملية الفاتورة. وتضيف مارلوفيتس: "هناك حلول معقولة جدًا تجعل حالة الإرسال قابلة للتتبع ، من بين أمور أخرى". ومع ذلك ، في خطوة أخرى ، يُنصح بتبادل البيانات بطريقة منظمة - أي في أشكال EDI - من أجل الاستفادة من مزايا أخرى من خلال التكامل الكامل. "بعبارات بسيطة ، يشمل ذلك استلام مستندات الفاتورة أو قبولها أو الموافقة عليها وأرشفتها بشكل قانوني. يمكننا أن نبني على الواجهات الحالية ونخدم قناة الفاتورة الرقمية ذات الصلة بطريقة خاصة بالعميل "، تواصل مارلوفيتس.
ذلك يعتمد على المزيج
سواء كانت بوابة فاتورة ، يعتمد PDF عن طريق البريد الإلكتروني أو حل EDI متكامل تمامًا على الظروف والاحتياجات الخاصة للشركة. يقول مارلوفيتس: "يبدو أن هناك شيئًا واضحًا: من أجل الحصول على أكبر عدد ممكن من الشركاء التجاريين رقميًا ، فمن المحتمل أن تكون هناك حاجة إلى مجموعة من الأساليب المختلفة". هيكل الموردين لمجموعة البيع بالتجزئة يضم بالفعل مجموعة واسعة. الوضع مشابه للمصنعين الكبار الذين يزودون عددًا كبيرًا من العملاء من مختلف الصناعات. "يحتاج مصفف الشعر إلى شيء مختلف عن سلسلة متاجر الأدوية. لذلك يعتمد على المزيج الصحيح. يلخص مارلوفيتس في نهاية المطاف ، أن النهج تكمل بعضها البعض لتشكيل مفهوم شامل.
سواء كانت معززة بأحدث التجارب من الأزمة أو اتبعت الاتجاه العام نحو الرقمنة: - من المسلم به تمامًا أبدًا - أن المكتب غير الورقي يقترب تدريجيًا ويواصل EDI باعتباره "التكنولوجيا التمكينية" اكتساب أهمية - وليس فقط في أوقات مكتب المنزل.
EDITEL ، المزود الدولي الرائد لحلول التبادل الإلكتروني للبيانات (تبادل البيانات الإلكترونية) ، متخصصة في تحسين عمليات سلسلة التوريد في مجموعة واسعة من الشركات والصناعات. تمتلك الشركة امتدادًا فوق الإقليمي من خلال الفروع في النمسا (المقر الرئيسي) ، وجمهورية التشيك ، وسلوفاكيا ، والمجر ، وكرواتيا والعديد من شركاء الامتياز. وهذا يجعل EDITEL الشريك المثالي للشركات العالمية. من خلال eXite لخدمة EDI ، تقدم EDITEL مجموعة خدمات شاملة ، بدءًا من اتصالات EDI حتى تكامل EDI ، و EDI عبر الويب للشركات الصغيرة والمتوسطة ، وحلول الفواتير الإلكترونية ، والأرشفة الرقمية ومراقبة الأعمال. تضمن الخبرة والخبرة التي تزيد عن 40 عامًا التنفيذ الناجح لمشاريع EDI واسعة النطاق. www.editel.at
أيقونة مكتب المنزل © iStock_Geber86