ہوم آفس: ایس ایم ایز کاغذی صنعت کو الوداع کہتے ہیں

کاغذات کی دستاویزات خاص طور پر ایس ایم ایز کے لئے اب بھی عام طور پر عام ہیں۔ ہوم آفس کے اوقات میں ، یہ ایک بہت بڑا چیلنج ہے ، خاص طور پر چونکہ دستاویزات بھی کمپنی کے پتے پر بھیج دی جاتی ہیں۔ “متعدد کمپنیاں اس وقت کئی سالوں سے کاغذی انتظام کے شعبے پر دوبارہ غور کررہی ہیں۔ آسٹریا کے معروف ای ڈی آئی سروس فراہم کنندہ ایڈیٹیل کے منیجنگ ڈائریکٹر گارڈ مارلوویٹس کی وضاحت ہے کہ انوائسوں کو ڈیجیٹلائز کرنے کے آسان حل خاص طور پر مانگ میں ہیں۔ خود بخود تیار شدہ پی ڈی ایف انوائس اور آن لائن انوائس پورٹل اکثر الیکٹرانک ڈیٹا ایکسچینج (ای ڈی آئی) کی دنیا میں داخلے کا کام کرتے ہیں۔ اس سے کاغذی کھپت کم ہوتی ہے اور ماحولیات کو بھی تحفظ ملتا ہے۔ 

ویانا عملی طور پر ، جب دو بڑی کمپنیاں ایک دوسرے کے ساتھ کاروبار کرتی ہیں تو ، اکاؤنٹنگ کرنا بہت آسان ہوتا ہے کیونکہ وہ بین الاقوامی ڈیٹا حب ایکسیٹ کے ذریعہ الیکٹرانک ڈیٹا ایکسچینج (ای ڈی آئی) چلاتی ہیں۔ “ڈیجیٹل رسیدیں خود بخود اکاؤنٹنگ سسٹم میں منتقل ہوجاتی ہیں ، اور ملازمین کے ذریعہ اس پر مزید کارروائی کی جاسکتی ہے۔ یہ عام طور پر مقام سے قطع نظر ہوسکتا ہے ، اور گھریلو آفس میں بھی تیزی سے بڑھتا ہے ، کیونکہ بہت سی کمپنیوں کو اپنے سسٹم تک وی پی این کی محفوظ رسائی حاصل ہے ، "ای ڈی آئی سروس فراہم کرنے والے ایڈیٹیل کے منیجنگ ڈائریکٹر گیرڈ مارلوٹس کی وضاحت کرتا ہے۔ ایسی کمپنیوں کے لئے صورتحال مختلف ہے جو اب بھی کاغذ پر مبنی عمل پر عملدرآمد کرتی ہیں۔ مارلوویٹس کہتے ہیں ، "منطقی طور پر ، جسمانی کاروباری دستاویزات میں بھی کارروائی کے دوران جسمانی موجودگی کی ضرورت ہوتی ہے۔"

خود بخود پی ڈی ایف کے ذریعے انوائس

پچھلے چند ہفتوں میں ، کورونا بحران کے حالات کی وجہ سے ، ڈیجیٹلائزیشن کا موضوع گھریلو دفاتر کی زیادہ سے زیادہ ضرورت بن گیا ہے۔ دفتر سے بار بار عدم موجودگی کاروباری عمل رکنے کا سبب بن سکتی ہے ، آرڈر پر کارروائی نہیں ہوسکتی ہے یا بلنگ دستاویزات نہیں رکھی جاسکتی ہیں۔ “لہذا یہ حیرت کی بات نہیں ہے کہ بہت ساری کمپنیاں فی الحال ضرورت کی خوبی پیدا کرنے کی کوشش کر رہی ہیں - یعنی کہیں سے بھی دستاویزات کی رسائ کے ل paper کاغذ پر مبنی عمل کو جلد اور آسانی سے ڈیجیٹل بنانا ہے۔ انوائس وصول کنندگان ، مثال کے طور پر ، اب ان کی تعداد میں اضافہ کررہے ہیں پی ڈی ایف انوائس، کاغذ کے بجائے ، "مارلوٹس کہتے ہیں۔ متبادل کے طور پر ، آن لائن پورٹلز (نام نہاد ویب ای ڈی آئی پورٹلز) خاص طور پر ایس ایم ای سپلائرز کو آرڈرز کال کرنے ، رسیدیں داخل کرنے اور براہ راست کسٹمر کو منتقل کرنے کا اختیار دینے کے لئے استعمال ہوتے ہیں۔ اس سے ادائیگی میں تاخیر سے بچ جاتا ہے ، سپلائی کنندگان میں لیکویڈیٹی میں اضافہ ہوتا ہے اور بالآخر کام کرنے والی سپلائی چین کو یقینی بناتا ہے۔

ای ڈی آئی انضمام سے ساختہ ڈیٹا کا تبادلہ ہوتا ہے

“کاغذ کے بجائے ای میل کے ذریعہ پی ڈی ایف انوائس یقینی طور پر انوائس کے عمل کو ڈیجیٹائز کرنے کی طرف پہلا قدم اٹھانے کا ایک مناسب ذریعہ ہے۔ بہت ہی معقول حل ہیں جو دیگر چیزوں کے علاوہ ، ٹرانسمیشن کی حیثیت کو بھی قابل شناخت بناتے ہیں۔ بہر حال ، مزید اقدام میں یہ مشورہ دیا جاتا ہے کہ ڈیٹا کو ایک منظم انداز میں تبادلہ کریں - یعنی EDI فارمیٹس میں - تاکہ مکمل انضمام کے ذریعہ مزید فوائد سے فائدہ اٹھایا جاسکے۔ "آسان الفاظ میں ، اس میں رسید کے دستاویزات وصول کرنا ، قبول کرنا یا منظور کرنا ، اور قانونی طور پر رسید دستاویزات کو محفوظ کرنا شامل ہے۔ "ہم موجودہ انٹرفیس کو تیار کرسکتے ہیں اور کسٹمر کے مخصوص انداز میں متعلقہ ڈیجیٹل انوائس چینل کی خدمت کرسکتے ہیں ،" مارلوویٹس جاری ہے۔

یہ مرکب ہے جو گنتی ہے

چاہے یہ انوائس پورٹل ہو ، پی ڈی ایف کے ذریعے ای میل یا مکمل طور پر مربوط ای ڈی آئی حل کمپنی کے مخصوص حالات اور ضروریات پر منحصر ہوتا ہے۔ مارلوویٹس کا کہنا ہے کہ "ایک چیز واضح معلوم ہوتی ہے: بورڈ میں زیادہ سے زیادہ کاروباری شراکت داروں کو ڈیجیٹل طور پر رکھنے کے ل، ، مختلف طریقوں کے امتزاج کی شاید ضرورت ہوگی۔" کسی خوردہ گروپ کا سپلائی ڈھانچہ پہلے سے ہی ایک وسیع اسپیکٹرم پر محیط ہے۔ صورتحال بڑے صنعت کاروں کی طرح ہے جو مختلف صنعتوں کے بڑی تعداد میں صارفین کو فراہم کرتے ہیں۔ "ایک بالوں والے کو دوائیوں کی دکان کی زنجیر سے مختلف چیز کی ضرورت ہوتی ہے۔ تو یہ صحیح مرکب پر منحصر ہے۔ مارلوویٹس کا خلاصہ کرتے ہوئے ، بالآخر نقطہ نظر مجموعی تصور کی تشکیل کے لئے ایک دوسرے کی تکمیل کرتے ہیں۔

چاہے بحران کے تازہ ترین تجربات سے تقویت ملی ہو یا ڈیجیٹلائزیشن کی طرف عام رجحان: - تسلیم شدہ طور پر کبھی بھی مکمل طور پر - پیپر لیس آفس آہستہ آہستہ قریب تر ہوتا جارہا ہے اور ای ڈی آئی "بطور" فعال کرنے والی ٹیکنالوجی "کو اہمیت حاصل ہوتی رہے گی - اور نہ صرف اس میں ہوم آفس کے اوقات۔ 

ای ڈی ٹی ای ایل ، جو ای ڈی آئی سلوشنز (الیکٹرانک ڈیٹا انٹرچینج) کا ممتاز بین الاقوامی فراہم کنندہ ہے ، مختلف کمپنیوں اور صنعتوں میں سپلائی چین کے عمل کو بہتر بنانے میں مہارت رکھتا ہے۔ اس کمپنی کی آسٹریا (ہیڈ کوارٹر) ، جمہوریہ چیک ، سلوواکیا ، ہنگری ، کروشیا اور متعدد فرنچائز شراکت داروں کی شاخوں تک رسائی حاصل ہے۔ یہ ایڈیٹیل کو بین الاقوامی کمپنیوں کا مثالی پارٹنر بنا دیتا ہے۔ ای ڈی آئی سروس ایکسٹ کے ذریعے ، ای ڈیٹیل ایک جامع سروس پورٹ فولیو پیش کرتا ہے ، جس میں ای ڈی آئی مواصلات سے ای ڈی آئی انضمام ، ایس ایم ایز کے لئے ویب ای ڈی آئی ، ای انوائس حل ، ڈیجیٹل آرکائیو اور کاروباری نگرانی شامل ہے۔ 40 سال سے زیادہ کا تجربہ اور مہارت ای ڈی آئی کے وسیع منصوبوں کے کامیاب نفاذ کی ضمانت دیتی ہے۔ www.editel.at 

آئیکن امیج ہوم آفس © iStock_Geber86

آسٹریلیا کے انتخاب کے سلسلے میں