ท้องฟ้าสูง
เอกสารที่เป็นกระดาษมักจะยังคงเป็นเรื่องธรรมดาโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับ SMEs ในช่วงเวลาของโฮมออฟฟิศนี่เป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการส่งเอกสารไปยังที่อยู่ของ บริษัท “ ปัจจุบันมี บริษัท หลายแห่งที่กำลังคิดทบทวนเรื่องงานด้านเอกสารเป็นเวลาหลายปี โซลูชั่นที่ง่ายสำหรับการแปลงใบแจ้งหนี้ให้เป็นดิจิตอลเป็นที่ต้องการอย่างยิ่ง” Gerd Marlovits กรรมการผู้จัดการของ EDI ผู้ให้บริการ EDI ชั้นนำของประเทศออสเตรียอธิบาย ใบแจ้งหนี้ PDF ที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติและพอร์ทัลใบแจ้งหนี้ออนไลน์มักจะทำหน้าที่เป็นรายการในโลกของการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) เป็นการลดการใช้กระดาษและช่วยรักษาสิ่งแวดล้อม
เวียนนา ในทางปฏิบัติเมื่อ บริษัท ขนาดใหญ่สองแห่งทำธุรกิจร่วมกันการบัญชีนั้นง่ายมากเพราะพวกเขาดำเนินการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) ผ่านศูนย์ข้อมูลระหว่างประเทศ eXite “ เอกสารดิจิทัลจะถูกโอนไปยังระบบบัญชีโดยอัตโนมัติตัวอย่างเช่นและพนักงานสามารถดำเนินการต่อไปได้ ส่วนใหญ่แล้วสิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้โดยไม่คำนึงถึงสถานที่และเพิ่มมากขึ้นในสำนักงานที่บ้านเพราะหลาย ๆ บริษัท มีการเข้าถึง VPN อย่างปลอดภัยในระบบของพวกเขา” Gerd Marlovits กรรมการผู้จัดการ EDI ED ผู้ให้บริการ EDI อธิบาย สถานการณ์แตกต่างกันไปสำหรับ บริษัท ที่ยังคงดำเนินการตามกระบวนการกระดาษ "เหตุผลทางธุรกิจเอกสารทางกายภาพต้องมีสถานะทางกายภาพในระหว่างการประมวลผล" Marlovits กล่าว
ใบแจ้งหนี้อัตโนมัติผ่าน PDF
ในช่วงไม่กี่สัปดาห์ที่ผ่านมาเนื่องจากสถานการณ์ของวิกฤตโคโรนาหัวข้อของการแปลงเป็นดิจิทัลได้กลายเป็นข้อกำหนดสำหรับสำนักงานบ้าน การขาดงานบ่อยครั้งจากสำนักงานอาจนำไปสู่กระบวนการทางธุรกิจการหยุดสั่งซื้อที่ไม่ได้รับการดำเนินการหรือเอกสารการวางบิลที่ไม่สามารถวางได้ “ ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจที่หลาย ๆ บริษัท กำลังพยายามทำให้เกิดความจำเป็น - กล่าวอีกนัยหนึ่งคือกระบวนการดิจิทัลที่ใช้กระดาษเป็นดิจิทัลอย่างรวดเร็วและง่ายดายที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อให้ใบเสร็จรับเงินสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ ตัวอย่างเช่นผู้รับใบแจ้งหนี้กำลังเพิ่มจำนวนของพวกเขา ใบแจ้งหนี้ PDFแทนที่จะเป็นกระดาษ” Marlovits กล่าว อีกวิธีหนึ่งคือพอร์ทัลออนไลน์ (หรือที่เรียกว่าพอร์ทัลเว็บ EDI) เพื่อให้ซัพพลายเออร์ SME โดยเฉพาะตัวเลือกในการเรียกคำสั่งป้อนใบแจ้งหนี้และส่งโดยตรงไปยังลูกค้า เพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าในการชำระเงินเพิ่มสภาพคล่องทางด้านซัพพลายเออร์
การรวม EDI ช่วยให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลที่มีโครงสร้าง
“ ใบแจ้งหนี้ PDF ทางอีเมลแทนที่จะเป็นกระดาษเป็นวิธีการที่เพียงพอที่จะทำขั้นตอนแรกสู่กระบวนการแปลงใบแจ้งหนี้ให้เป็นดิจิทัล มีวิธีแก้ปัญหาที่สมเหตุสมผลที่ทำให้สถานะการส่งสัญญาณสามารถติดตามได้เหนือสิ่งอื่นใด” Marlovits กล่าวเสริม อย่างไรก็ตามในขั้นตอนต่อไปขอแนะนำให้แลกเปลี่ยนข้อมูลในรูปแบบที่มีโครงสร้างนั่นคือในรูปแบบ EDI เพื่อรับประโยชน์จากข้อได้เปรียบเพิ่มเติมผ่านการรวมระบบอย่างเต็มรูปแบบ “ ในแง่ง่ายสิ่งนี้รวมถึงการรับการยอมรับหรือการปล่อยรวมถึงการเก็บถาวรเอกสารใบแจ้งหนี้ตามกฎหมาย เราสามารถสร้างอินเทอร์เฟซที่มีอยู่และให้บริการช่องทางใบแจ้งหนี้ดิจิทัลที่เกี่ยวข้องในลักษณะเฉพาะลูกค้า” Marlovits กล่าวต่อ
มันเป็นส่วนผสมที่นับ
ไม่ว่าจะเป็นพอร์ทัลใบแจ้งหนี้ PDF ทางอีเมลหรือโซลูชัน EDI แบบครบวงจรขึ้นอยู่กับสถานการณ์และความต้องการเฉพาะของ บริษัท "สิ่งหนึ่งที่ดูเหมือนชัดเจน: เพื่อให้มีคู่ค้าทางธุรกิจดิจิทัลให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โครงสร้างซัพพลายเออร์ของกลุ่มค้าปลีกได้รับคลื่นความถี่กว้าง สถานการณ์คล้ายกับผู้ผลิตรายใหญ่ที่จัดหาลูกค้าจำนวนมากจากอุตสาหกรรมต่างๆ “ ช่างทำผมต้องการบางสิ่งที่แตกต่างจากเชนร้านขายยา ดังนั้นมันขึ้นอยู่กับส่วนผสมที่เหมาะสม ในท้ายที่สุดวิธีการเสริมซึ่งกันและกันเพื่อสร้างแนวคิดโดยรวม” สรุป Marlovits
ไม่ว่าจะเสริมด้วยประสบการณ์ล่าสุดจากวิกฤตหรือแนวโน้มทั่วไปสู่การแปลงเป็นดิจิทัล: - สำนักงานที่ไร้กระดาษไม่เป็นที่ยอมรับอย่างสมบูรณ์ - ค่อยๆขยับเข้าใกล้และ EDI ว่า "เทคโนโลยีที่เปิดใช้งาน" จะยังคงให้ความสำคัญต่อไป เวลาของโฮมออฟฟิศ
EDITEL ผู้ให้บริการระหว่างประเทศชั้นนำของโซลูชั่น EDI (Electronic Data Interchange) มีความเชี่ยวชาญในการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการซัพพลายเชนใน บริษัท และอุตสาหกรรมที่หลากหลาย บริษัท มีอำนาจเหนือกว่าผ่านสาขาในออสเตรีย (สำนักงานใหญ่) สาธารณรัฐเช็กสโลวาเกียฮังการีโครเอเชียและพันธมิตรแฟรนไชส์จำนวนมาก สิ่งนี้ทำให้ EDITEL เป็นหุ้นส่วนที่เหมาะสมที่สุดสำหรับ บริษัท ต่างประเทศ ผ่านบริการ EDI eXite, EDITEL นำเสนอบริการที่ครบวงจรโดยเริ่มจากการสื่อสาร EDI ไปจนถึงการรวม EDI, เว็บ EDI สำหรับผู้ประกอบการ SMEs, การแก้ปัญหาใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์, การเก็บถาวรแบบดิจิทัลและการตรวจสอบธุรกิจ ประสบการณ์และความเชี่ยวชาญกว่า 40 ปีรับประกันความสำเร็จในการดำเนินโครงการ EDI ที่กว้างขวาง www.editel.at
ไอคอนรูปภาพโฮมออฟฟิศ© iStock_Geber86