высокое небо
Бумажные документы часто остаются обычной практикой, особенно для МСП. Во времена домашнего офиса это огромная проблема, особенно потому, что документы также отправляются на адрес компании. «Ряд компаний в настоящее время переосмысливают область оформления документов на протяжении многих лет. Простые решения для оцифровки счетов особенно востребованы », - объясняет Герд Марловиц, управляющий директор ведущего провайдера EDI-услуг в Австрии. Автоматически сгенерированные счета-фактуры в формате PDF и онлайн-порталы счетов-фактур часто служат входом в мир электронного обмена данными (EDI). Это уменьшает потребление бумаги, а также защищает окружающую среду.
Вена. На практике, когда две крупные компании ведут бизнес друг с другом, бухгалтерский учет очень прост, поскольку они управляют электронным обменом данными (EDI) через международный центр данных eXite. «Цифровые документы автоматически переносятся, например, в систему учета и могут быть обработаны сотрудниками в дальнейшем. В большинстве случаев это может происходить независимо от местоположения, и все чаще и в домашнем офисе, потому что многие компании имеют безопасный VPN-доступ к своим системам », - объясняет Герд Марловиц, управляющий директор поставщика услуг EDI EDITEL. Ситуация отличается для компаний, которые все еще обрабатывают бумажные процессы. «Логически, физические деловые документы также требуют физического присутствия во время обработки», - говорит Марловиц.
Автоматически счет через PDF
В последние несколько недель, в связи с обстоятельствами кризиса в Короне, тема оцифровки становится все более и более необходимой для домашних офисов. Частое отсутствие в офисе может привести к остановке бизнес-процессов, невозможности обработки заказов или невозможности размещения платежных документов. «Поэтому неудивительно, что многие компании в настоящее время пытаются сделать достоинство необходимости - иными словами, оцифровывать бумажные процессы как можно быстрее и проще, чтобы сделать поступления доступными из любой точки мира. Например, получатели счетов-фактур теперь увеличивают свои номера PDF счетавместо бумаги », - говорит Марловиц. В качестве альтернативы, онлайн-порталы (так называемые веб-порталы EDI) также используются для предоставления поставщикам МСП, в частности, возможности вызывать заказы, вводить счета-фактуры и передавать их непосредственно клиенту. Это позволяет избежать задержек платежей, увеличивает ликвидность на стороне поставщика и в конечном итоге обеспечивает функционирование цепочки поставок.
Интеграция EDI обеспечивает структурированный обмен данными
«Счета в формате PDF по электронной почте, а не на бумаге, безусловно, являются адекватным средством сделать первый шаг к оцифровке процесса выставления счетов. Существуют вполне разумные решения, которые делают, помимо прочего, статус прослеживаемой передачи », - добавляет Марловиц. Тем не менее, на следующем этапе рекомендуется обмениваться данными в структурированном виде, то есть в форматах EDI, чтобы получить дополнительные преимущества за счет полной интеграции. «Проще говоря, это включает получение, принятие или деблокирование, а также юридическое архивирование документов счета. Мы можем опираться на существующие интерфейсы и обслуживать соответствующий канал цифровых счетов-фактур индивидуально для каждого клиента », - продолжает Марловиц.
Зависит от смеси
Будь то портал счетов, PDF по электронной почте или полностью интегрированное решение EDI, зависит от конкретных обстоятельств и потребностей компании. «Кажется очевидным одно: чтобы иметь на борту как можно больше партнеров по цифровому бизнесу, возможно, потребуется сочетание различных подходов», - говорит Марловиц. Структура поставщиков розничной группы уже имеет широкий спектр. Аналогичная ситуация с крупными производителями, которые поставляют большое количество клиентов из разных отраслей. «Парикмахеру нужно нечто иное, чем сеть аптек. Так что это зависит от правильного сочетания. В конечном итоге подходы дополняют друг друга, образуя общую концепцию », - резюмирует Марловиц.
Независимо от того, подкреплены ли они недавним кризисом или общей тенденцией к оцифровке: бездокументарный офис, по общему признанию, никогда не становится все ближе и ближе, и ЭОД как «передовая технология» будет продолжать приобретать значение - и не только в Времена домашнего офиса.
EDITEL, ведущий международный поставщик решений EDI (Electronic Data Interchange), специализируется на оптимизации процессов цепочки поставок в широком спектре компаний и отраслей. Компания имеет сверхрегиональный охват через филиалы в Австрии (штаб-квартира), Чехии, Словакии, Венгрии, Хорватии и многочисленных партнеров по франшизе. Это делает EDITEL идеальным партнером для международных компаний. Через сервис EDI eXite, EDITEL предлагает полный спектр услуг, начиная от коммуникации EDI до интеграции EDI, веб-EDI для малых и средних предприятий, решений для электронных счетов, цифрового архивирования и мониторинга бизнеса. Опыт и знания более 40 лет гарантируют успешную реализацию масштабных проектов ЭОД. www.editel.at
Значок изображения домашнего офиса © iStock_Geber86