langit tinggi
Dokumen kertas sering menjadi amalan biasa, terutama bagi PKS. Pada masa pejabat rumah, ini merupakan cabaran besar, terutama kerana dokumen-dokumen tersebut juga dikirimkan ke alamat syarikat. "Beberapa syarikat kini memikirkan kembali bidang pengurusan kertas selama bertahun-tahun. Penyelesaian mudah untuk digitalisasi invois sangat diminati, ”jelas Gerd Marlovits, Pengarah Urusan penyedia perkhidmatan EDI terkemuka di Austria. Invois PDF yang dihasilkan secara automatik dan portal invois dalam talian sering berfungsi sebagai kemasukan ke dunia pertukaran data elektronik (EDI). Ini mengurangkan penggunaan kertas dan juga melindungi alam sekitar.
Vienna. Dalam praktiknya, apabila dua syarikat besar melakukan perniagaan antara satu sama lain, perakaunan sangat mudah kerana mereka menjalankan pertukaran data elektronik (EDI) melalui hab data antarabangsa eXite. "Resit digital secara automatik dipindahkan ke sistem perakaunan, misalnya, dan dapat diproses lebih lanjut oleh pekerja. Ini biasanya boleh berlaku tanpa mengira lokasi, dan semakin banyak juga di pejabat rumah, kerana banyak syarikat mempunyai akses VPN yang selamat ke sistem mereka, ”jelas Gerd Marlovits, pengarah urusan penyedia perkhidmatan EDI EDITEL. Situasinya berbeza bagi syarikat yang masih memproses proses berasaskan kertas. "Secara logiknya, dokumen perniagaan fizikal juga memerlukan kehadiran fizikal semasa pemprosesan," kata Marlovits.
Invois secara automatik melalui PDF
Dalam beberapa minggu terakhir, kerana keadaan krisis Corona, topik pendigitan semakin menjadi keperluan untuk pejabat rumah. Ketidakhadiran yang kerap dari pejabat boleh menyebabkan proses perniagaan terhenti, pesanan tidak diproses atau dokumen bil tidak dapat ditempatkan. "Oleh itu, tidak menghairankan bahawa banyak syarikat saat ini berusaha untuk membuat kebajikan - iaitu, untuk mendigitalkan proses berdasarkan kertas secepat dan semudah mungkin untuk membuat dokumen dapat diakses dari mana saja. Penerima invois, misalnya, kini menambah bilangan mereka Invois PDF, bukannya kertas, ”kata Marlovits. Sebagai alternatif, portal dalam talian (yang disebut portal EDI web) digunakan untuk memberi pembekal PKS khususnya pilihan untuk memanggil pesanan, memasukkan invois dan mengirimkannya terus kepada pelanggan. Ini mengelakkan kelewatan pembayaran, meningkatkan kecairan di pihak pembekal dan akhirnya memastikan rantaian bekalan berfungsi.
Integrasi EDI membolehkan pertukaran data berstruktur
"Faktur PDF melalui e-mel dan bukannya kertas tentunya merupakan cara yang cukup untuk mengambil langkah pertama untuk mendigitalkan proses invois. Ada penyelesaian yang cukup masuk akal yang menjadikan status transmisi dapat dikesan, antara lain, ”tambah Marlovits. Walaupun demikian, pada langkah selanjutnya, disarankan untuk menukar data secara terstruktur - yaitu dalam format EDI - agar dapat memperoleh keuntungan lebih lanjut melalui integrasi penuh. "Secara sederhana, ini termasuk menerima, menerima atau menyetujui, dan mengarkibkan dokumen invois secara sah. Kami dapat membina antara muka yang ada dan melayani saluran invois digital masing-masing dengan cara khusus pelanggan, ”Marlovits meneruskan.
Ini adalah campuran yang penting
Sama ada portal invois, PDF melalui e-mel atau penyelesaian EDI bersepadu bergantung pada keadaan dan keperluan syarikat tertentu. "Satu perkara nampak jelas: Untuk memiliki sebanyak mungkin rakan niaga secara digital, kombinasi pendekatan yang berbeza mungkin diperlukan," kata Marlovits. Struktur pembekal kumpulan runcit sudah mempunyai spektrum yang luas. Situasi serupa dengan pengeluar besar yang membekalkan sebilangan besar pelanggan dari pelbagai industri. "Pendandan rambut memerlukan sesuatu yang berbeza daripada rantai kedai ubat. Jadi ia bergantung pada campuran yang betul. Pada akhirnya, pendekatan saling melengkapi untuk membentuk konsep keseluruhan, ”merangkum Marlovits.
Sama ada diperkuat oleh pengalaman terbaru dari krisis atau trend umum menuju pendigitan: Pejabat - yang diakui tidak pernah sepenuhnya - tanpa kertas secara beransur-ansur semakin dekat dan EDI sebagai "teknologi yang membolehkan" akan terus mendapat kepentingan - dan bukan hanya di Masa pejabat rumah.
EDITEL, penyedia antarabangsa penyelesaian EDI terkemuka (Electronic Data Interchange), pakar dalam pengoptimuman proses rantaian bekalan dalam pelbagai syarikat dan industri. Syarikat ini mempunyai jangkauan luar wilayah melalui cawangan di Austria (ibu pejabat), Republik Czech, Slovakia, Hungaria, Croatia dan banyak rakan francais. Ini menjadikan EDITEL rakan kongsi yang ideal untuk syarikat antarabangsa. Melalui perkhidmatan EDI eXite, EDITEL menawarkan portfolio perkhidmatan yang komprehensif, bermula dari komunikasi EDI hingga integrasi EDI, web EDI untuk PKS, penyelesaian e-invois, pengarkiban digital dan pemantauan perniagaan. Pengalaman dan kepakaran lebih dari 40 tahun menjamin kejayaan pelaksanaan projek EDI yang luas. www.editel.at
Ikon pejabat rumah gambar © iStock_Geber86