Sky High
Papīra dokumenti bieži joprojām ir ierasta prakse, īpaši MVU. Mājas biroja laikā tas ir milzīgs izaicinājums, jo īpaši tāpēc, ka dokumenti tiek nosūtīti arī uz uzņēmuma adresi. “Daudzi uzņēmumi šobrīd daudzu gadu laikā pārdomā papīra pārvaldības jomu. Īpaši pieprasīti ir vienkārši rēķinu digitalizācijas risinājumi, ”skaidro Gerds Marlovits, Austrijas vadošā EDI pakalpojumu sniedzēja EDITEL rīkotājdirektors. Automātiski ģenerēti PDF rēķini un tiešsaistes rēķinu portāli bieži kalpo kā ienākšana elektroniskās datu apmaiņas (EDI) pasaulē. Tas samazina papīra patēriņu un aizsargā arī vidi.
Wien Praksē, kad divi lieli uzņēmumi veic uzņēmējdarbību savā starpā, grāmatvedība ir ļoti vienkārša, jo tie veic elektronisko datu apmaiņu (EDI), izmantojot starptautisko datu centru eXite. “Digitālās kvītis automātiski tiek pārsūtītas, piemēram, uz grāmatvedības sistēmu, un darbinieki tos var tālāk apstrādāt. Lielākoties tas var notikt neatkarīgi no atrašanās vietas un aizvien vairāk arī mājas birojā, jo daudziem uzņēmumiem ir droša VPN pieeja savām sistēmām, ”skaidro Gerds Marlovits, EDI pakalpojumu sniedzēja EDITEL rīkotājdirektors. Situācija ir atšķirīga uzņēmumiem, kas joprojām apstrādā procesus uz papīra. "Loģiski, ka fiziskiem biznesa dokumentiem ir nepieciešama arī fiziska klātbūtne apstrādes laikā," saka Marlovits.
Automātiski rēķins, izmantojot PDF
Pēdējo nedēļu laikā Koronas krīzes apstākļu dēļ digitalizācijas tēma arvien vairāk kļūst par prasību mājas birojiem. Bieža prombūtne no biroja var izraisīt biznesa procesu apstāšanos, pasūtījumu neapstrādi vai rēķinu dokumentu neizdošanu. “Tāpēc nav pārsteidzoši, ka daudzi uzņēmumi šobrīd cenšas panākt vajadzību pēc būtības - tas ir, pēc iespējas ātrāk un vienkāršāk digitalizēt papīra formāta procesus, lai kvītis būtu pieejamas no jebkuras vietas. Piemēram, rēķinu saņēmēju skaits tagad palielinās PDF rēķini, nevis papīrs, ”saka Marlovits. Alternatīvi, tiešsaistes portāli (tā sauktie tīmekļa EDI portāli) tiek izmantoti, lai MVU piegādātājiem jo īpaši dotu iespēju izsaukt pasūtījumus, ievadīt rēķinus un pārsūtīt tos tieši klientam. Tas ļauj izvairīties no maksājumu kavēšanās, palielina likviditāti piegādātāja pusē un galu galā nodrošina funkcionējošu piegādes ķēdi.
EDI integrācija nodrošina strukturētu datu apmaiņu
“PDF rēķini pa e-pastu, nevis papīri noteikti ir piemērots līdzeklis, lai spertu pirmo soli rēķina apstrādes digitalizācijas virzienā. Ir diezgan saprātīgi risinājumi, kas pārraides statusu, cita starpā, padara izsekojamu, ”piebilst Marlovits. Neskatoties uz to, nākamajā posmā ieteicams apmainīties ar datiem strukturētā veidā - t.i., EDI formātos -, lai iegūtu pilnīgas integrācijas papildu priekšrocības. “Vienkārši izsakoties, tas ietver rēķina dokumentu saņemšanu, pieņemšanu vai apstiprināšanu un likumīgu arhivēšanu. Mēs varam balstīties uz esošajām saskarnēm un apkalpot attiecīgo digitālo rēķinu kanālu klientam raksturīgā veidā, ”turpina Marlovits.
Svarīgi ir tas sajaukums
Tas, vai tas ir rēķinu portāls, PDF pa e-pastu vai pilnībā integrēts EDI risinājums, ir atkarīgs no konkrētajiem apstākļiem un uzņēmuma vajadzībām. "Viena lieta šķiet skaidra: Lai uz klāja būtu pēc iespējas vairāk biznesa partneru, iespējams, būs nepieciešama dažādu pieeju kombinācija," saka Marlovits. Mazumtirgotāju grupas piegādātāju struktūrai jau ir plašs spektrs. Līdzīga situācija ir lielajiem ražotājiem, kas piegādā lielu skaitu klientu no dažādām nozarēm. “Frizierim ir vajadzīgs kaut kas savādāks nekā aptieku ķēde. Tātad tas ir atkarīgs no pareizā sajaukuma. Galu galā pieejas papildina viena otru, veidojot kopēju koncepciju, ”rezumē Marlovits.
Neatkarīgi no tā, vai to pastiprina jaunākā krīzes pieredze vai vispārējā digitalizācijas tendence: Protams, nekad pilnībā - bezpapīra birojs virzās arvien tuvāk un EDI kā "iespēju tehnoloģija" arī turpmāk iegūs nozīmi - un ne tikai Mājas biroja laiki.
EDITEL, vadošais starptautiskais EDI risinājumu (elektroniskās datu apmaiņas) piegādātājs, specializējas piegādes ķēdes procesu optimizācijā visdažādākajos uzņēmumos un nozarēs. Uzņēmumam ir pārreģionu mēroga filiāles Austrijā (galvenajā mītnē), Čehijā, Slovākijā, Ungārijā, Horvātijā un daudzos franšīzes partneros. Tas padara EDITEL par ideālu partneri starptautiskiem uzņēmumiem. Izmantojot EDI pakalpojumu eXite, EDITEL piedāvā visaptverošu pakalpojumu portfeli, sākot ar EDI komunikāciju ar EDI integrāciju, tīmekļa EDI MVU, e-rēķinu risinājumus, digitālo arhivēšanu un biznesa uzraudzību. Vairāk nekā 40 gadu pieredze un kompetence garantē veiksmīgu plašu EDI projektu ieviešanu. www.editel.at
Ikonas attēla mājas birojs © iStock_Geber86