Sky жоғары
Қағаздық құжаттар көбінесе бұрынғыдай кең таралған, әсіресе ШОБ үшін. Үйдегі кеңсе кезінде бұл өте қиын, өйткені құжаттар компанияның мекен-жайына жіберіледі. «Қазіргі уақытта бірқатар компаниялар қағаздарды басқару саласын бірнеше жылдар бойы қайта қарастырып келеді. Шот-фактураларды цифрландыруға арналған қарапайым шешімдер әсіресе сұранысқа ие », - деп түсіндіреді Герд Марловиц, австрияның жетекші EDI қызмет провайдерінің басқарушы директоры. Автоматты түрде жасалған PDF-шот-фактуралар мен интернеттегі шот-фактуралық порталдар көбінесе электронды деректер алмасу әлеміне (ЕДИ) кіреді. Бұл қағаз шығынын азайтады, сонымен қатар қоршаған ортаны қорғайды.
Wien Іс жүзінде, екі ірі компания бір-бірімен жұмыс жасағанда, есеп жүргізу өте оңай, өйткені олар eXite халықаралық деректер хабы арқылы мәліметтер алмасудың (EDI) электронды жүйесін басқарады. «Цифрлық қолхаттар автоматты түрде бухгалтерлік есеп жүйесіне ауысады және оны қызметкерлер одан әрі өңдей алады. Көбінесе бұл қай жерде болғанына қарамастан және үй кеңсесінде де орын алуы мүмкін, өйткені көптеген компаниялар VPN жүйелеріне қауіпсіз қол жеткізе алады », - деп түсіндіреді EDI қызмет провайдерінің басқарушы директоры Герд Марловиц. Қағазға негізделген процестерді әлі күнге дейін жүргізетін компаниялар үшін жағдай басқаша. «Логикалық тұрғыдан алғанда, жеке іскери құжаттар өңдеу кезінде жеке қатысуды қажет етеді» дейді Марловиц.
Шот-фактураны автоматты түрде PDF арқылы
Соңғы бірнеше апталарда, Корона дағдарысының жағдайларына байланысты цифрландыру тақырыбы үй кеңселеріне қойылатын қажеттілікке ие болды. Кеңсенің жиі болмауы бизнес-процестердің тоқтап қалуына, тапсырыстардың өңделмеуіне немесе төлем құжаттарының орналастырылмауына әкелуі мүмкін. «Сондықтан қазіргі уақытта көптеген компаниялардың қажеттілікке қол жеткізуге тырысқаны таңқаларлық емес, яғни түбіртектерді кез келген жерден қол жетімді ету үшін қағазға негізделген процестерді мүмкіндігінше тез және оңай цифрландыруға тырысады. Мысалы, шот-фактураны алушылар қазір олардың санын көбейтуде PDF шот-фактуралар«қағаздың орнына», - дейді Марловиц. Сонымен қатар, онлайн-порталдар (веб-EDI деп аталатын порталдар) ШОБ жеткізушілеріне тапсырыс беру, шот-фактуралар енгізу және оларды тікелей тапсырыс берушіге беру мүмкіндігін береді. Бұл төлемнің кешеуілдеуін болдырмайды, жеткізуші жағынан өтімділікті арттырады және сайып келгенде жеткізілім тізбегін қамтамасыз етеді.
EDI интеграциясы құрылымды мәліметтермен алмасуға мүмкіндік береді
«Қағаздың орнына электронды пошта арқылы жіберілген PDF-шот-фактуралар шот-фактураны цифрландыруға алғашқы қадам жасау үшін жеткілікті құрал болып табылады. Беріліс жағдайын бақылауға болатын көптеген ақылға қонымды шешімдер бар », - деп толықтырды Марловиц. Осыған қарамастан, келесі қадамда толық интеграция арқылы қосымша артықшылықтарға ие болу үшін деректерді құрылымдалған түрде, яғни EDI форматында алмасқан жөн. «Қарапайым тілмен айтқанда, бұл шот-фактуралық құжаттарды қабылдауды, қабылдауды немесе бекітуді және мұрағаттауды қамтиды. Біз бар интерфейстерді құрып, шот-фактураның тиісті санына тапсырыс берушіге сәйкес қызмет көрсете аламыз », - деп жалғастырады Марловиц.
Бұл қоспаны санайды
Бұл шот-фактуралық портал, мейлі электронды пошта арқылы жіберу немесе EDI толықтай интеграцияланған шешімі компанияның нақты жағдайлары мен қажеттіліктеріне байланысты болады. «Бір нәрсе анық көрінеді: бортта бизнес серіктестерінің саны көп болуы үшін, әр түрлі тәсілдердің комбинациясы қажет болуы мүмкін», - дейді Марловиц. Бөлшек сауда тобының жеткізушілер құрылымы кең спектрді қолдайды. Жағдай әр түрлі салалардағы көптеген тұтынушыларды ұсынатын ірі өндірушілер үшін ұқсас. «Шаштаразға дәріхана желісінен басқа нәрсе қажет. Сондықтан бұл дұрыс араласуға байланысты. Сайып келгенде, тәсілдер бір-бірін толық тұжырымдама ретінде толықтырады », - деп қорытындылады Марловиц.
Дағдарыстың соңғы тәжірибелерімен немесе цифрландыруға қатысты жалпы тенденциямен бекітіле ме: әрине, ешқашан толығымен - қағазсыз кеңсе жақындап, жақындап келеді және EDI «мүмкіндік беретін технология» ретінде маңыздылығын жалғастыра береді - және Үй кеңсесінің уақыты.
EDIT шешімдерінің жетекші халықаралық жеткізушісі (Электронды деректермен алмасу), көптеген компаниялар мен салаларда жеткізілім тізбегін оңтайландыруға мамандандырылған. Компанияның Австриядағы филиалдары (штаб-пәтері), Чехия, Словакия, Венгрия, Хорватия және франчайзинг бойынша көптеген серіктестері бар аймақтан тыс кеңсесі бар. Бұл EDITELді халықаралық компаниялар үшін тамаша серіктес етеді. EDI сервисі арқылы EDITEL EDI байланысынан бастап EDI интеграциясына дейін, ШОБ үшін веб-EDI, электронды-фактуралық шешімдер, сандық мұрағаттау және бизнесті бақылауға дейін кешенді қызмет портфелін ұсынады. 40 жылдан астам тәжірибе мен тәжірибе EDI-дің ауқымды жобаларының сәтті жүзеге асуына кепілдік береді. www.editel.at
Үйдегі белгішенің суреті © iStock_Geber86
АВСТРИЯны ПАЙДАЛАНУҒА ҚАТЫСУ ҮШІН