vrlo visoko
Papirnati dokumenti često su još uvijek uobičajena praksa, posebno za mala i srednja poduzeća. U doba kućnih ureda to je ogroman izazov, pogotovo jer se dokumenti šalju i na adresu tvrtke. „Brojne tvrtke već dugi niz godina promišljaju područje upravljanja papirom. Jednostavna rješenja za digitalizaciju faktura posebno su tražena ", objašnjava Gerd Marlovits, generalni direktor vodećeg austrijskog pružatelja usluga EDI. Automatski generirani PDF fakture i internetski portali za fakture često služe kao ulaz u svijet elektroničke razmjene podataka (EDI). To smanjuje potrošnju papira i također štiti okoliš.
Beč. U praksi, kada dvije velike tvrtke posluju jedna s drugom, računovodstvo je vrlo jednostavno, jer oni rade elektroničkom razmjenom podataka (EDI) putem međunarodnog podatkovnog čvora eXite. „Digitalni primici se, primjerice, automatski prenose u računovodstveni sustav i mogu ih dalje obrađivati zaposlenici. Većinom se to može dogoditi bez obzira na lokaciju, a sve češće i u matičnom uredu, jer mnoge tvrtke imaju siguran VPN pristup svojim sustavima “, objašnjava Gerd Marlovits, direktor EDI-ove usluge EDI. Situacija je drugačija za tvrtke koje još uvijek obrađuju procese na papiru. "Logično je da fizički poslovni dokumenti također zahtijevaju fizičku prisutnost tijekom obrade", kaže Marlovits.
Automatski račun putem PDF-a
U posljednjih nekoliko tjedana, zbog okolnosti krize u Coroni, tema digitalizacije sve je više zahtjev za kućne urede. Česta odsutnost iz ureda može dovesti do zaustavljanja poslovnih procesa, narudžbe koje se ne obrađuju ili dokumenti za naplatu ne mogu se predati. „Stoga ne čudi što mnoge tvrtke trenutno pokušavaju stvoriti vrlinu nužnosti - odnosno digitalizirati procese na papiru što je brže i jednostavnije kako bi potvrde mogle biti dostupne s bilo kojeg mjesta. Primjerice, primatelji računa, povećavaju svoj broj PDF fakture, umjesto papira ", kaže Marlovits. Alternativno, internetski portali (tzv. Web EDI portali) koriste se za pružanje MSP-a posebno mogućnosti pozivanja narudžbi, unošenja računa i slanja izravno kupcu. Na taj se način izbjegavaju kašnjenja u plaćanju, povećava likvidnost na strani dobavljača i na kraju osigurava funkcionirajući lanac opskrbe.
Integracija EDI omogućava strukturiranu razmjenu podataka
„PDF fakture putem e-pošte umjesto na papiru zasigurno su odgovarajući načini za prvi korak u digitalizaciji procesa fakture. Postoje sasvim razumna rješenja koja između ostalog čine status prijenosa "," dodaje Marlovits. Ipak, u daljnjem koraku je preporučljivo razmjenjivati podatke na strukturiran način - tj. U EDI formatima - kako bi se dobili koristi od daljnjih prednosti kroz potpunu integraciju. „Jednostavno, to uključuje primanje, prihvaćanje ili odobravanje i zakonsko arhiviranje dokumenata o fakturama. Možemo nadograditi na postojećim sučeljima i opskrbiti se odgovarajućim kanalom za digitalne fakture na način prilagođen korisniku ", nastavlja Marlovits.
Ovisi o mješavini
Bilo da se radi o portalu za fakture, PDF-u putem e-pošte ili u potpunosti integriranom EDI rješenju, ovisi o posebnim okolnostima i potrebama tvrtke. "Jedno se čini jasnim: kako bi što više poslovnih partnera moglo biti digitalno na brodu, vjerojatno će biti potrebna kombinacija različitih pristupa", kaže Marlovits. Struktura dobavljača maloprodajne skupine već ima širok spektar. Situacija je slična velikim proizvođačima koji opskrbljuju veliki broj kupaca iz različitih industrija. „Frizeru je potrebno nešto drugo od lanca ljekarni. Dakle, to ovisi o pravoj smjesi. Konačno, pristupi se nadopunjuju i čine cjelokupni koncept ", rezimira Marlovits.
Bez obzira na to jesu li ojačana najnovijim iskustvima iz krize ili općim trendom digitalizacije: - doista nikada u potpunosti - ured bez papira postaje sve bliži i bliži, a EDI kao "omogućujuća tehnologija" i dalje će dobijati na važnosti - i ne samo u Vremena kućnog ureda.
EDITEL, vodeći međunarodni dobavljač EDI rješenja (Electronic Data Interchange), specijaliziran je za optimizaciju procesa u lancu opskrbe u velikom broju tvrtki i industrija. Tvrtka ima nadregionalni domet preko podružnica u Austriji (sjedište), Češkoj, Slovačkoj, Mađarskoj, Hrvatskoj i brojnim franšiznim partnerima. To čini EDITEL idealnim partnerom za međunarodne tvrtke. Kroz EDI uslugu eXite, EDITEL nudi sveobuhvatan portfelj usluga, počevši od komunikacije EDI do integracije EDI, web EDI za mala i srednja poduzeća, rješenja za e-fakture, digitalnog arhiviranja i nadzora poslovanja. Iskustvo i stručnost više od 40 godina jamče uspješnu provedbu opsežnih projekata EDI. www.editel.at
Slika ikona kućni ured © iStock_Geber86