високе небо
Паперові документи часто все ще є звичайною практикою, особливо для малого та середнього бізнесу. У часи домашнього офісу це величезна проблема, тим більше, що документи також надсилаються на адресу компанії. «Низка компаній в даний час переосмислює сферу управління папером протягом багатьох років. Прості рішення для оцифрування рахунків-фактур особливо затребувані », - пояснює Герд Марловіц, керуючий директор провідного постачальника послуг EDI в Австрії EDITEL. Автоматично сформовані рахунки-фактури у форматі PDF та веб-портали рахунків-фактур часто служать входом у світ електронного обміну даними (EDI). Це зменшує витрату паперу, а також захищає навколишнє середовище.
Відень. Коли дві великі компанії ведуть бізнес один з одним, бухгалтерський облік на практиці дуже простий, оскільки вони здійснюють електронний обмін даними (EDI) через міжнародний центр eXite даних. «Наприклад, цифрові квитанції автоматично передаються в систему бухгалтерського обліку і можуть бути додатково оброблені працівниками. Здебільшого це може траплятися незалежно від місця розташування, а все частіше і в домашньому офісі, оскільки багато компаній мають безпечний доступ до VPN до своїх систем », - пояснює Герд Марловиц, керуючий директор компанії EDITEL, постачальник послуг EDI. Ситуація різна для компаній, які все ще обробляють паперові процеси. "За логікою, фізичні ділові документи також вимагають фізичної присутності під час обробки", - каже Марловиц.
Автоматично рахунок-фактура через PDF
В останні кілька тижнів, через обставини коронської кризи, тема оцифрування стає все більшою потребою для домашніх офісів. Часта відсутність в офісі може призвести до того, що бізнес-процеси зупиняються, замовлення не обробляються, а рахунки не можуть бути розміщені. «Тому не дивно, що зараз багато компаній намагаються зробити необхідність - тобто оцифрувати паперові процеси як можна швидше і простіше, щоб зробити квитанції доступними з будь-якого місця. Наприклад, одержувачі рахунків-фактур збільшують їх кількість PDF-рахунки-фактури, замість паперу, - каже Марловиц. Крім того, Інтернет-портали (так звані веб-портали EDI) використовуються для того, щоб надавати постачальникам малих та середніх підприємств можливість виклику замовлень, введення рахунків та передачі їх безпосередньо клієнту. Це дозволяє уникнути затримок платежів, збільшує ліквідність на стороні постачальника і, в кінцевому рахунку, забезпечує функціонування ланцюга поставок.
Інтеграція EDI дозволяє структурувати обмін даними
«PDF-рахунки-фактури електронною поштою замість паперу, безумовно, є достатнім засобом зробити перший крок до оцифрування процесу рахунків-фактур. Є цілком розумні рішення, які дозволяють, серед іншого, відстежувати стан передачі », - додає Марловіц. Тим не менш, на наступному кроці доцільно обмінюватися даними структуровано - тобто у форматах EDI, - щоб отримати користь від подальших переваг шляхом повної інтеграції. «Простіше кажучи, це включає в себе отримання, прийняття чи затвердження та законне архівування документів-фактур. Ми можемо базуватися на існуючих інтерфейсах і обслуговувати відповідний канал цифрових рахунків-фактур відповідно до замовника », - продовжує Марловіц.
Це мікс, яка враховує
Будь то портал рахунків-фактур, PDF по електронній пошті або повністю інтегроване рішення EDI, залежить від конкретних обставин та потреб компанії. «Одне здається зрозумілим: для того, щоб на борту було якомога більше ділових партнерів, можливо, знадобиться комбінація різних підходів», - каже Марловиц. Структура постачальників роздрібної групи вже має широкий спектр. Схожа ситуація для великих виробників, які постачають велику кількість покупців з різних галузей. «Перукареві потрібно щось інше, ніж мережа аптек. Тож це залежить від правильної суміші. Зрештою, підходи доповнюють один одного, щоб сформувати загальну концепцію ", - резюмує Марловіц.
Будь підкріплений останнім досвідом кризи чи загальною тенденцією до оцифрування: - без сумніву, ніколи повністю - безпаперовий офіс все ближче і ближче, а EDI як "технологія, що надає можливість" надалі набуватиме значення - і не тільки в Часи домашнього офісу.
EDITEL, провідний міжнародний постачальник рішень EDI (Електронний обмін даними), спеціалізується на оптимізації процесів ланцюгів поставок у найрізноманітніших компаніях та галузях. Компанія має надрегіональний доступ через філії в Австрії (штаб-квартира), Чехії, Словаччині, Угорщині, Хорватії та численних франчайзингових партнерів. Це робить EDITEL ідеальним партнером для міжнародних компаній. Через службу EDI eXite, EDITEL пропонує комплексний портфель послуг, починаючи з спілкування EDI до інтеграції EDI, веб-EDI для малого та середнього бізнесу, рішення електронних рахунків, цифрового архівування та моніторингу бізнесу. Досвід та досвід понад 40 років гарантують успішну реалізацію масштабних проектів EDI. www.editel.at
Зображення піктограми домашнього офісу © iStock_Geber86