langit yang tinggi
Dokumen kertas seringkali masih merupakan praktik umum, terutama untuk UKM. Di masa kantor pusat, ini merupakan tantangan besar, terutama karena dokumen-dokumen itu juga dikirim ke alamat perusahaan. “Sejumlah perusahaan saat ini memikirkan kembali bidang administrasi selama bertahun-tahun. Solusi sederhana untuk mendigitalkan faktur sangat dibutuhkan, ”jelas Gerd Marlovits, Direktur Pelaksana penyedia layanan EDI terkemuka di Austria, EDITEL. Faktur PDF yang dibuat secara otomatis dan portal faktur online sering berfungsi sebagai entri ke dunia pertukaran data elektronik (EDI). Ini mengurangi konsumsi kertas dan juga melindungi lingkungan.
Wina. Dalam praktiknya, ketika dua perusahaan besar melakukan bisnis satu sama lain, akuntansi sangat mudah karena mereka mengoperasikan pertukaran data elektronik (EDI) melalui pusat data internasional eXite. “Dokumen digital secara otomatis ditransfer ke sistem akuntansi, misalnya, dan dapat diproses lebih lanjut oleh karyawan. Sebagian besar waktu, ini dapat terjadi terlepas dari lokasi, dan semakin juga di kantor pusat, karena banyak perusahaan memiliki akses VPN yang aman ke sistem mereka, ”jelas Gerd Marlovits, Direktur Pelaksana penyedia layanan EDI EDITEL. Situasinya berbeda untuk perusahaan yang masih memproses proses berbasis kertas. "Secara logis, dokumen bisnis fisik juga memerlukan kehadiran fisik selama pemrosesan," kata Marlovits.
Secara otomatis faktur melalui PDF
Dalam beberapa minggu terakhir, karena keadaan krisis Corona, topik digitalisasi semakin menjadi persyaratan untuk kantor pusat. Ketidakhadiran yang sering dari kantor dapat menyebabkan proses bisnis macet, pesanan tidak diproses atau dokumen tagihan tidak dapat ditempatkan. “Jadi tidak mengherankan ketika banyak perusahaan saat ini berusaha membuat kebajikan kebutuhan - dengan kata lain, mendigitalkan proses berbasis kertas secepat dan semudah mungkin untuk membuat penerimaan dapat diakses dari mana saja. Penerima faktur, misalnya, sekarang bertambah jumlahnya Faktur PDFalih-alih kertas, ”kata Marlovits. Atau, portal online (disebut portal web EDI) digunakan untuk memberi para pemasok UKM khususnya pilihan untuk memanggil pesanan, memasukkan faktur, dan mengirimkannya langsung ke pelanggan. Ini menghindari penundaan pembayaran, meningkatkan likuiditas di sisi pemasok dan pada akhirnya memastikan rantai pasokan yang berfungsi.
Integrasi EDI memungkinkan pertukaran data terstruktur
“Faktur PDF melalui email dan bukan kertas tentu saja merupakan sarana yang memadai untuk mengambil langkah pertama menuju digitalisasi proses faktur. Ada solusi yang cukup masuk akal yang membuat status transmisi dapat dilacak, antara lain, ”tambah Marlovits. Namun demikian, dalam langkah lebih lanjut disarankan untuk bertukar data secara terstruktur - yaitu dalam format EDI - untuk mendapatkan manfaat dari keuntungan lebih lanjut melalui integrasi penuh. “Secara sederhana, ini termasuk menerima, menerima atau melepaskan, serta pengarsipan dokumen faktur secara hukum. Kami dapat membangun antarmuka yang ada dan melayani saluran faktur digital masing-masing dengan cara khusus pelanggan, ”Marlovits melanjutkan.
Campuran itulah yang penting
Apakah itu portal faktur, PDF melalui email atau solusi EDI yang terintegrasi sepenuhnya tergantung pada keadaan dan kebutuhan khusus perusahaan. "Satu hal yang tampaknya jelas: Untuk memiliki sebanyak mungkin mitra bisnis digital di atas kapal, kombinasi dari berbagai pendekatan mungkin akan diperlukan," kata Marlovits. Struktur pemasok grup ritel sudah memiliki spektrum luas. Situasinya mirip dengan produsen besar yang memasok sejumlah besar pelanggan dari berbagai industri. “Penata rambut membutuhkan sesuatu yang berbeda dari rantai toko obat. Jadi itu tergantung pada campuran yang tepat. Pada akhirnya, pendekatan-pendekatan tersebut saling melengkapi satu sama lain untuk membentuk konsep keseluruhan, ”diringkas Marlovits.
Apakah diperkuat oleh pengalaman baru-baru ini dari krisis atau tren umum menuju digitalisasi: Kantor - diakui tidak pernah sepenuhnya - kantor tanpa kertas bergerak semakin dekat dan lebih dekat dan EDI sebagai "teknologi yang memungkinkan" akan terus menjadi penting - dan tidak hanya di Waktu kantor pusat.
EDITEL, penyedia internasional terkemuka solusi EDI (Electronic Data Interchange), mengkhususkan diri dalam optimalisasi proses rantai pasokan di berbagai perusahaan dan industri. Perusahaan ini memiliki jangkauan supraregional melalui cabang di Austria (kantor pusat), Republik Ceko, Slovakia, Hongaria, Kroasia dan banyak mitra waralaba. Ini menjadikan EDITEL mitra ideal untuk perusahaan internasional. Melalui layanan EDI eXite, EDITEL menawarkan portofolio layanan yang komprehensif, mulai dari komunikasi EDI hingga integrasi EDI, EDI web untuk UKM, solusi e-faktur, pengarsipan digital, dan pemantauan bisnis. Pengalaman dan keahlian lebih dari 40 tahun menjamin keberhasilan implementasi proyek EDI yang luas. www.editel.at
Ikon gambar rumah kantor © iStock_Geber86
KONTRIBUSI UNTUK PILIHAN AUSTRIA