دفتر خانه: شرکتهای کوچک و متوسط ​​از صنعت کاغذ خداحافظی می کنند

اسناد كاغذی معمولاً معمولاً معمولی است ، مخصوصاً برای كارآفرینان و متوسط. در مواقع مشاغل خانگی ، این یک مشکل بزرگ است ، به خصوص که اسناد به آدرس شرکت نیز ارسال می شود. تعدادی از شرکت ها در حال بررسی مجدد در زمینه مدیریت کاغذ طی سال های متمادی هستند. Gerd Marlovits ، مدیر عامل پیشرو ارائه دهنده خدمات EDI اتریش EDITEL توضیح می دهد ، راه حل های ساده برای دیجیتالی کردن فاکتورها به ویژه مورد نیاز است. فاکتورهای PDF تولید شده و فاکتورهای آنلاین صورتحساب ، اغلب به عنوان ورود به دنیای تبادل داده های الکترونیکی (EDI) انجام می شوند. این کار باعث کاهش مصرف کاغذ می شود و همچنین از محیط زیست محافظت می کند. 

وین در عمل ، هنگامی که دو شرکت بزرگ با یکدیگر تجارت می کنند ، حسابداری بسیار آسان است زیرا آنها تبادل اطلاعات الکترونیکی (EDI) را از طریق مرکز داده بین المللی eXite انجام می دهند. "رسیدهای دیجیتالی به طور خودکار به سیستم حسابداری منتقل می شوند و می توانند توسط کارمندان بیشتر پردازش شوند. بیشتر اوقات ، این اتفاق می تواند بدون در نظر گرفتن موقعیت مکانی و به طور فزاینده ای در خانه انجام شود ، زیرا بسیاری از شرکت ها دسترسی VPN ایمن به سیستم های خود دارند. "Gerd Marlovits مدیر عامل ارائه دهنده خدمات EDI EDITEL توضیح می دهد. این وضعیت برای شرکتهایی که هنوز فرآیندهای مبتنی بر کاغذ را انجام می دهند متفاوت است. مارلوویتس می گوید: "از نظر منطقی ، اسناد كسب و كار بدنی نیز در طی پردازش نیاز به حضور فیزیكی دارند."

فاکتور به صورت خودکار از طریق PDF

در چند هفته گذشته ، به دلیل شرایط بحران کورنا ، موضوع دیجیتالیزاسیون بیش از پیش مورد نیاز دفاتر خانه قرار گرفته است. غیبت مکرر از دفتر می تواند منجر به متوقف شدن فرآیندهای تجاری ، عدم رسیدگی به سفارشات یا عدم امکان اسناد صورتحساب شود. بنابراین تعجب آور نیست که بسیاری از شرکت ها در حال حاضر سعی در ایجاد یک ضرورت دارند - یعنی برای پردازش سریع و آسان هرچه بیشتر فرآیندهای مبتنی بر کاغذ به منظور دستیابی رسیدها از هرجای دیگر. برای مثال گیرندگان فاکتور اکنون تعدادشان را افزایش می دهند فاکتورهای PDFبه جای کاغذ ، "می گوید Marlovits. از طرف دیگر ، از پورتال های آنلاین (به اصطلاح پورتال های EDI وب) استفاده می شود به ویژه به گزینه های خرید سفارش ، ورود فاکتورها و انتقال مستقیم آنها به مشتری ، به خریداران SME. این امر از تأخیر در پرداخت جلوگیری می کند ، نقدینگی را از طرف تأمین کننده افزایش می دهد و در نهایت زنجیره تأمین عملکرد را تضمین می کند.

ادغام EDI امکان تبادل داده های ساخت یافته را فراهم می آورد

وی گفت: "فاکتورهای PDF از طریق ایمیل به جای کاغذ مسلماً ابزاری مناسب برای اولین قدم در جهت دیجیتالی کردن فرآیند فاکتور هستند. راه حلهای کاملاً منطقی وجود دارد که وضعیت انتقال را از جمله موارد دیگر قابل ردیابی می کند. " با این وجود ، در گام بعدی توصیه می شود که داده ها را به روشی ساختاری - یعنی در قالب های EDI - مبادله کنید تا از طریق ادغام کامل از مزایای بیشتری بهره مند شوید. وی گفت: "به زبان ساده ، این شامل دریافت ، پذیرش یا تأیید و بایگانی قانونی اسناد فاکتور است. ما می توانیم بر روی رابط های موجود ساخته شده و کانال فاکتور دیجیتال مربوطه را به روشی خاص برای مشتری سرو کنیم. "Marlovits ادامه می دهد.

این ترکیب است که مهم است

این که آیا این یک درگاه فاکتور ، PDF از طریق ایمیل یا یک راه حل کاملاً یکپارچه EDI است ، بستگی به شرایط و نیازهای خاص شرکت دارد. مارلوویتس می گوید: "یک چیز واضح به نظر می رسد: برای داشتن هرچه بیشتر شرکای تجاری به صورت دیجیتالی ، احتمالاً ترکیبی از رویکردهای مختلف مورد نیاز است." ساختار تأمین کننده یک گروه خرده فروشی در حال حاضر طیف گسترده ای را در خود جای داده است. این وضعیت برای تولید کنندگان بزرگی که تعداد زیادی مشتری را از صنایع مختلف تأمین می کنند ، مشابه است. "یک آرایشگاه به چیزی متفاوت از یک داروخانه نیاز دارد. بنابراین بستگی به ترکیب مناسب دارد. در نهایت ، رویکردها یکدیگر را تکمیل می کنند تا یک مفهوم کلی را شکل دهند. "Marlovits خلاصه می کند.

آیا با آخرین تجربیات ناشی از بحران یا روند کلی به سمت دیجیتالی تقویت شده: دفتر - بدون شک هرگز به طور کامل - کاغذ نزدیکتر و نزدیکتر نمی شود و EDI به عنوان "فناوری توانمند" همچنان به اهمیت خود ادامه می دهد - و نه تنها در زمان خانه. 

EDITEL ، ارائه دهنده پیشرو بین المللی راه حل های EDI (تبادل اطلاعات الکترونیکی) ، در بهینه سازی فرآیندهای زنجیره تأمین در طیف گسترده ای از شرکت ها و صنایع تخصص دارد. این شرکت از طریق شعبه هایی در اتریش (دفتر مرکزی) ، جمهوری چک ، اسلواکی ، مجارستان ، کرواسی و شرکای بی شماری از حق رای ، دسترسی فوق العاده ای دارد. این باعث می شود EDITEL شریک ایده آل برای شرکت های بین المللی باشد. از طریق سرویس EDI eXite ، EDITEL یک مجموعه خدمات جامع ارائه می دهد ، از ارتباطات EDI تا ادغام EDI ، وب EDI برای SME ها ، راه حل های e-فاکتور الکترونیکی ، بایگانی دیجیتال و نظارت بر مشاغل. تجربه و تخصص بیش از 40 سال تضمین اجرای موفقیت آمیز پروژه های گسترده EDI است. www.editel.at 

نماد دفتر خانه تصویر © iStock_Geber86

در مورد مشارکت در استرالیا گزینه