sky höga
Pappersdokument är ofta fortfarande vanligt, särskilt för små och medelstora företag. I tider med hemmakontor är detta en enorm utmaning, särskilt eftersom dokumenten också skickas till företagets adress. ”Ett antal företag granskar för närvarande området pappershantering under många år. Enkla lösningar för digitalisering av fakturor är särskilt efterfrågade, förklarar Gerd Marlovits, VD för Österrikes ledande EDI-tjänsteleverantör EDITEL. Automatiskt genererade PDF-fakturor och fakturaportaler online fungerar ofta som en inträde i världen för elektronisk datautbyte (EDI). Detta minskar pappersförbrukningen och skyddar också miljön.
Wien. I praktiken, när två stora företag gör affärer med varandra, är bokföring mycket enkelt eftersom de driver elektroniskt datautbyte (EDI) via det internationella datahubet eXite. ”De digitala kvittona överförs automatiskt till exempelvis bokföringssystemet och kan bearbetas ytterligare av anställda. Detta kan vanligtvis hända oavsett plats, och alltmer också på hemmakontoret, eftersom många företag har säker VPN-åtkomst till sina system, förklarar Gerd Marlovits, VD för EDI-tjänsteleverantören EDITEL. Situationen är annorlunda för företag som fortfarande behandlar pappersbaserade processer. "Logiskt kräver fysiska affärsdokument också en fysisk närvaro under behandling", säger Marlovits.
Fakturan automatiskt via PDF
Under de senaste veckorna, på grund av omständigheterna i Corona-krisen, har ämnet digitalisering blivit mer och mer ett krav på hemmakontor. Den ofta frånvaro från kontoret kan leda till att affärsprocesser försenas, beställningar inte behandlas eller faktureringsdokument inte kan placeras. ”Så det är inte förvånande att många företag för närvarande försöker göra en dygd av nödvändighet - det vill säga att digitalisera pappersbaserade processer så snabbt och enkelt som möjligt för att göra dokument tillgängliga var som helst. Fakturamottagare ökar nu till exempel antalet PDF-fakturoristället för papper, säger Marlovits. Alternativt används onlineportaler (så kallade webb-EDI-portaler) för att ge små och medelstora företag leverantörer i synnerhet möjligheten att ringa upp beställningar, skriva in fakturor och skicka dem direkt till kunden. Detta undviker betalningsförseningar, ökar likviditeten på leverantörssidan och garanterar i slutändan en fungerande leveranskedja.
EDI-integration möjliggör strukturerat datautbyte
”PDF-fakturor via e-post istället för papper är verkligen ett tillräckligt sätt att ta det första steget mot digitalisering av fakturaprocessen. Det finns ganska rimliga lösningar som gör att överföringsstatusen bland annat kan spåras, tillägger Marlovits. I ett ytterligare steg rekommenderas det dock att utbyta data på ett strukturerat sätt - dvs i EDI-format - för att dra nytta av ytterligare fördelar genom full integration. ”Enkelt uttryckt inkluderar detta mottagande, godkännande eller godkännande och lagligt arkivering av fakturadokumenten. Vi kan bygga på befintliga gränssnitt och betjäna respektive digital fakturakanal på ett kundspecifikt sätt, fortsätter Marlovits.
Det beror på blandningen
Oavsett om det är en fakturaportal, PDF via e-post eller en helt integrerad EDI-lösning beror på företagets särskilda omständigheter och behov. "En sak verkar tydlig: För att ha så många affärspartner som möjligt digitalt ombord kommer förmodligen en kombination av olika tillvägagångssätt att krävas," säger Marlovits. Leverantörsstrukturen för en detaljhandelsgrupp har redan ett brett spektrum. Situationen är liknande för stora tillverkare som levererar ett stort antal kunder från olika branscher. ”En frisör behöver något annat än en apotekskedja. Så det beror på rätt blandning. I slutändan kompletterar strategierna varandra för att bilda ett övergripande koncept, ”sammanfattar Marlovits.
Oavsett om de förstärks av de senaste erfarenheterna från krisen eller den allmänna trenden mot digitalisering: Det - visserligen aldrig helt - papperslösa kontoret närmar sig allt närmare och EDI som "möjliggörande teknik" kommer att fortsätta att få betydelse - och inte bara i Tider på hemmakontoret.
EDITEL, den ledande internationella leverantören av EDI-lösningar (Electronic Data Interchange), är specialiserad på optimering av leveranskedjeprocesser i en mängd olika företag och branscher. Företaget har en överordnad räckvidd genom filialer i Österrike (huvudkontor), Tjeckien, Slovakien, Ungern, Kroatien och flera franchisepartners. Detta gör EDITEL till den perfekta partner för internationella företag. Via EDI-tjänsten eXite erbjuder EDITEL en omfattande tjänsteportfölj, med början med EDI-kommunikation till EDI-integration, webb-EDI för små och medelstora företag, e-fakturalösningar, digital arkivering och affärsövervakning. Erfarenheten och expertisen på över 40 år garanterar ett framgångsrikt genomförande av omfattande EDI-projekt. www.editel.at
Ikonbild hemmakontor © iStock_Geber86
PÅ BIDRAG TILL VAL TILL ÖSTERRIKE