nebo visoko
Papirni dokumenti so pogosto še vedno običajna praksa, zlasti za MSP. V času domače pisarne je to velikanski izziv, še posebej, ker so dokumenti poslani tudi na naslov podjetja. „Številna podjetja že vrsto let premišljujejo področje upravljanja papirja. Enostavne rešitve za digitalizacijo računov so še posebej povpraševane, "razlaga Gerd Marlovits, generalni direktor vodilnega avstrijskega ponudnika storitev EDIEL. Samodejno ustvarjeni računi PDF in spletni portali računov pogosto služijo kot vstop v svet elektronske izmenjave podatkov (EDI). To zmanjšuje porabo papirja in tudi ščiti okolje.
Dunaj. V praksi, ko dve veliki podjetji poslujeta med seboj, je računovodstvo zelo enostavno, saj prek mednarodnega vozlišča eXite vodi elektronsko izmenjavo podatkov (EDI). "Digitalni prejemki se na primer samodejno prenesejo v računovodski sistem in jih lahko zaposleni nadalje obdelujejo. Večino časa se to lahko zgodi ne glede na lokacijo in vse pogosteje tudi v domači pisarni, saj imajo številna podjetja varen VPN dostop do svojih sistemov, «razlaga Gerd Marlovits, direktor podjetja EDITEL, ponudnik storitev EDI. Situacija je drugačna za podjetja, ki še vedno obdelujejo papirne procese. "Logično je, da fizični poslovni dokumenti med obdelavo zahtevajo tudi fizično prisotnost," pravi Marlovits.
Račun samodejno prek PDF-ja
V zadnjih nekaj tednih je tematika digitalizacije zaradi okoliščin koronske krize postajala vse pogostejša zahteva za domače pisarne. Pogosta odsotnost pisarne lahko pripelje do zastoja poslovnih procesov, naročil se ne obdeluje ali dokumentov za obračun ni mogoče oddati. „Zato ne preseneča, da se mnoga podjetja trenutno trudijo, da bi bila nuja - to je čim hitreje in enostavno digitalizirati papirnate procese, da bi bila potrdila dostopna od koder koli. Prejemniki računov, na primer, zdaj povečujejo svoje število PDF računi, namesto papirja, "pravi Marlovits. Druga možnost je, da se spletni portali (ti spletni portali EDI) uporabljajo predvsem za ponudnike malih in srednje velikih podjetij, da pokličejo naročila, vnesejo račune in jih neposredno pošljejo stranki. S tem se izognemo zamudam pri plačilih, povečamo likvidnost na strani dobavitelja in na koncu zagotovimo delujočo dobavno verigo.
Integracija EDI omogoča strukturirano izmenjavo podatkov
„Računi v PDF obliki po e-pošti namesto papirja so zagotovo ustrezen način za prvi korak k digitalizaciji postopka izdaje računov. Obstajajo povsem razumne rešitve, ki med drugim omogočajo sledljivost stanja prenosa, «dodaja Marlovits. Kljub temu je v nadaljnjem koraku priporočljivo strukturirano izmenjati podatke - to je v EDI formatih -, da bi s polno integracijo izkoristili dodatne prednosti. „Preprosto povedano, to vključuje prejem, sprejem ali odobritev in zakonsko arhiviranje računov. Gradimo lahko na obstoječih vmesnikih in ustrezen kanal za digitalne račune postrežemo na način, ki je prilagojen kupcu, «nadaljuje Marlovits.
To je odvisno od mešanice
Ali gre za portal računov, PDF po e-pošti ali popolnoma integrirano rešitev EDI, je odvisno od posebnih okoliščin in potreb podjetja. "Ena stvar se zdi jasna: da bi imeli na krovu čim več poslovnih partnerjev, bo verjetno potrebna kombinacija različnih pristopov," pravi Marlovits. Struktura dobaviteljev maloprodajne skupine že ima širok spekter. Podobno je pri velikih proizvajalcih, ki oskrbujejo veliko število kupcev iz različnih panog. "Frizer potrebuje nekaj drugega kot veriga drog. Torej je odvisno od prave mešanice. Navsezadnje se pristopi medsebojno dopolnjujejo in oblikujejo celoten koncept, «povzame Marlovits.
Ne glede na to, ali so okrepljene z najnovejšimi izkušnjami iz krize ali splošnim trendom digitalizacije: - resnično nikoli - brezpapirni urad se postopoma približuje in EDI kot "omogočljiva tehnologija" bo še naprej pridobival na pomembnosti - in ne samo v Časi domače pisarne.
EDITEL, vodilni mednarodni ponudnik rešitev EDI (Electronic Data Interchange), je specializiran za optimizacijo procesov dobavne verige v najrazličnejših podjetjih in panogah. Podjetje ima nadregijski domet prek podružnic v Avstriji (sedež), na Češkem, Slovaškem, Madžarskem, Hrvaškem in številnih franšiznih partnerjih. Tako je EDITEL idealen partner za mednarodna podjetja. Preko EDI storitve eXite ponuja EDITEL obsežen portfelj storitev, začenši s komunikacijo EDI do integracije EDI, spletnim EDI za MSP, rešitvami za e-račune, digitalnim arhiviranjem in spremljanjem poslovanja. Več kot 40 let izkušenj in strokovnega znanja zagotavlja uspešno izvedbo obsežnih projektov EDI. www.editel.at
Slika ikone domača pisarna © iStock_Geber86
O PRISPEVKU V OPCIJSKO AVSTRIJO