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Escritório em casa: as PME se despedem da indústria de papel


Os documentos em papel ainda são muitas vezes uma prática comum, especialmente para as PME. Em tempos de escritório em casa, esse é um enorme desafio, principalmente porque os documentos também são enviados para o endereço da empresa. “Várias empresas estão atualmente repensando a área de gerenciamento de papel ao longo de muitos anos. Soluções simples para digitalização de faturas são particularmente procuradas ”, explica Gerd Marlovits, diretor administrativo da EDITEL, principal fornecedora de serviços de EDI da Áustria. As faturas em PDF geradas automaticamente e os portais de fatura on-line costumam servir como uma entrada no mundo do EDI (Electronic Data Exchange). Isso reduz o consumo de papel e também protege o meio ambiente. 

Viena. Na prática, quando duas grandes empresas negociam entre si, a contabilidade é muito fácil, porque elas operam a troca eletrônica de dados (EDI) por meio do hub internacional de dados eXite. “Os recibos digitais são automaticamente transferidos para o sistema contábil, por exemplo, e podem ser processados ​​ainda mais pelos funcionários. Na maioria das vezes, isso pode acontecer independentemente da localização, e cada vez mais também no escritório doméstico, porque muitas empresas têm acesso VPN seguro aos seus sistemas ”, explica Gerd Marlovits, diretor-gerente do provedor de serviços EDI EDITEL. A situação é diferente para as empresas que ainda processam processos em papel. "Logicamente, documentos físicos de negócios também exigem presença física durante o processamento", diz Marlovits.

Automaticamente a fatura via PDF

Nas últimas semanas, devido às circunstâncias da crise de Corona, o tema da digitalização tornou-se cada vez mais um requisito para escritórios em casa. A ausência frequente do escritório pode levar à paralisação dos processos de negócios, ao não processamento de pedidos ou à impossibilidade de colocar documentos de cobrança. “Portanto, não é de surpreender que muitas empresas estejam atualmente tentando tornar uma virtude uma necessidade - ou seja, digitalizar processos baseados em papel o mais rápido e fácil possível, a fim de tornar os recibos acessíveis de qualquer lugar. Os destinatários da fatura, por exemplo, agora estão aumentando seus números Faturas em PDF, em vez de papel ”, diz Marlovits. Como alternativa, os portais on-line (os chamados portais EDI da web) são usados ​​para oferecer aos fornecedores de PME, em particular, a opção de acessar pedidos, inserir faturas e transmiti-las diretamente ao cliente. Isso evita atrasos nos pagamentos, aumenta a liquidez do lado do fornecedor e, finalmente, garante uma cadeia de suprimentos em funcionamento.

A integração EDI permite troca de dados estruturada

“As faturas em PDF por email, em vez de papel, são certamente um meio adequado para dar o primeiro passo na digitalização do processo de fatura. Existem soluções razoáveis ​​que tornam o status da transmissão rastreável, entre outras coisas ”, acrescenta Marlovits. No entanto, em uma etapa posterior, é aconselhável trocar os dados de maneira estruturada - ou seja, nos formatos EDI - para se beneficiar de outras vantagens por meio da integração total. “Em termos simples, isso inclui receber, aceitar ou aprovar e arquivar legalmente os documentos da fatura. Podemos desenvolver interfaces existentes e atender ao respectivo canal de fatura digital de maneira específica ao cliente ”, continua Marlovits.

Depende do mix

Seja um portal de faturas, PDF por email ou uma solução EDI totalmente integrada, depende das circunstâncias e necessidades particulares da empresa. "Uma coisa parece clara: para ter o maior número possível de parceiros de negócios digitalmente, provavelmente será necessária uma combinação de diferentes abordagens", diz Marlovits. A estrutura de fornecedores de um grupo de varejo já abriga um amplo espectro. A situação é semelhante para os grandes fabricantes que fornecem um grande número de clientes de diferentes setores. “Um cabeleireiro precisa de algo diferente de uma rede de farmácias. Portanto, depende da mistura certa. Por fim, as abordagens se complementam para formar um conceito geral ”, resume Marlovits.

Seja reforçado pelas experiências mais recentes da crise ou pela tendência geral de digitalização: o escritório - sem dúvida nunca completamente - está cada vez mais perto do papel e o EDI como "tecnologia capacitadora" continuará ganhando importância - e não apenas em Tempos do escritório em casa. 

A EDITEL, fornecedora líder internacional de soluções EDI (Electronic Data Interchange), é especializada na otimização de processos da cadeia de suprimentos em uma ampla variedade de empresas e setores. A empresa tem um alcance supra-regional através de filiais na Áustria (sede), República Tcheca, Eslováquia, Hungria, Croácia e inúmeros parceiros de franquia. Isso faz da EDITEL o parceiro ideal para empresas internacionais. Através do serviço EDI eXite, a EDITEL oferece um portfólio abrangente de serviços, desde comunicação EDI até integração EDI, EDI web para PMEs, soluções de fatura eletrônica, arquivamento digital e monitoramento de negócios. A experiência e o conhecimento de mais de 40 anos garantem a implementação bem-sucedida de extensos projetos de EDI. www.editel.at 

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SOBRE A CONTRIBUIÇÃO PARA A OPÇÃO ÁUSTRIA


Escrito por alto céu

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