Sky High
Popieriniai dokumentai dažnai vis dar yra įprasta praktika, ypač MVĮ. Namų biuro laikais tai yra didžiulis iššūkis, juolab kad dokumentai siunčiami ir įmonės adresu. „Kelios įmonės šiuo metu per daugelį metų permąsto popieriaus tvarkymo sritį. Ypač reikia paprastų sąskaitų faktūrų skaitmeninimo sprendimų “, - aiškina Gerd Marlovits, Austrijos pirmaujančio EDI paslaugų teikėjo EDITEL generalinis direktorius. Automatiškai sugeneruotos PDF sąskaitos faktūros ir internetiniai sąskaitų portalai dažnai naudojami kaip įėjimas į elektroninių duomenų mainų (EDI) pasaulį. Tai sumažina popieriaus sunaudojimą ir apsaugo aplinką.
Wien Kai dvi stambios įmonės vykdo verslą viena su kita, apskaitą praktiškai atlikti labai lengva, nes jos valdo elektroninius duomenų mainus (EDI) per tarptautinį duomenų centrą „eXite“. „Skaitmeniniai kvitai, pavyzdžiui, automatiškai perkeliami į apskaitos sistemą, o darbuotojai gali juos tvarkyti toliau. Dažniausiai tai gali nutikti neatsižvelgiant į vietą, o vis dažniau ir į namų biurą, nes daugelis įmonių turi saugią VPN prieigą prie savo sistemų “, - aiškina Gerd Marlovits, EDI paslaugų teikėjo EDITEL generalinis direktorius. Padėtis kitokia įmonėse, kurios vis dar tvarko popierinius procesus. „Logiškai mąstant, fiziniams verslo dokumentams tvarkyti taip pat reikalingas fizinis buvimas“, - sako Marlovits.
Automatiškai sąskaitą faktūrą per PDF
Dėl paskutinių savaičių dėl Koronos krizės aplinkybių skaitmeninimo tema tapo vis svarbesnė namų įstaigoms. Dėl dažno nebuvimo biure verslo procesai gali nutrūkti, užsakymai neapdorojami arba sąskaitos dokumentai negali būti pateikiami. „Todėl nenuostabu, kad daugelis įmonių šiuo metu bando išnaudoti būtinybę - tai yra, kiek įmanoma greičiau ir lengviau suskaitmeninti popierinius procesus, kad kvitai būtų prieinami iš bet kurios vietos. Pavyzdžiui, sąskaitos faktūros gavėjų skaičius dabar auga PDF sąskaitos faktūros, o ne popierius “, - sako Marlovits. Kaip alternatyva, internetiniai portalai (vadinamieji internetiniai EDI portalai) naudojami tam, kad MVĮ tiekėjams būtų suteikta galimybė atšaukti užsakymus, įvesti sąskaitas ir jas tiesiogiai perduoti klientui. Tai leidžia išvengti mokėjimo vėlavimų, padidina tiekėjų likvidumą ir galiausiai užtikrina veikiančią tiekimo grandinę.
EDI integracija leidžia struktūrizuotai keistis duomenimis
„PDF sąskaitos faktūros el. Paštu, o ne popieriuje tikrai yra tinkama priemonė žengti pirmąjį žingsnį sąskaitos faktūros skaitmeninimo proceso link. Yra gana pagrįstų sprendimų, kurie, be kita ko, leidžia atsekti perdavimo būseną “, - priduria Marlovits. Nepaisant to, tolimesniame etape patartina keistis duomenimis struktūrizuotai - t. Y. EDI formatais - kad gautumėte papildomų pranašumų per visišką integraciją. „Paprastai tariant, tai apima sąskaitos faktūros dokumentų gavimą, priėmimą ar patvirtinimą ir teisėtą archyvavimą. Galime remtis esamomis sąsajomis ir aptarnauti atitinkamą skaitmeninės sąskaitos faktūros kanalą konkrečiam klientui “, - tęsia Marlovits.
Svarbus yra derinys
Ar tai būtų sąskaitų portalas, PDF el. Paštu ar visiškai integruotas EDI sprendimas, priklauso nuo konkrečių įmonės aplinkybių ir poreikių. „Aišku viena: norint, kad laive būtų kuo daugiau verslo partnerių skaitmeniniu būdu, greičiausiai reikės skirtingų požiūrių derinio“, - sako Marlovits. Mažmeninės prekybos įmonių grupės tiekėjų struktūra jau apima platų spektrą. Panaši situacija yra su stambiaisiais gamintojais, kurie tiekia daugybę klientų iš skirtingų pramonės šakų. „Kirpėjai reikia kažko kito, nei vaistinių tinklas. Taigi tai priklauso nuo tinkamo mišinio. Galiausiai požiūriai papildo vienas kitą ir sudaro bendrą koncepciją “, - apibendrina Marlovits.
Nesvarbu, ar tai sustiprinta iš naujausios krizės patirties, ar bendros skaitmeninimo tendencijos: - Tiesa, niekada visiškai - ne elektroninis biuras artėja ir artėja, o EDI kaip „įgalinančios technologijos“ ir toliau įgis reikšmę - ir ne tik Namų biuro laikai.
EDITEL, pirmaujanti tarptautinė EDI sprendimų (elektroninių duomenų mainų) tiekėja, specializuojasi tiekimo grandinės procesų optimizavime įvairiose įmonėse ir pramonės šakose. Bendrovė turi tarpregioninį ryšį per filialus Austrijoje (būstinėje), Čekijoje, Slovakijoje, Vengrijoje, Kroatijoje ir daugybę franšizės partnerių. Tai daro EDITEL idealiu partneriu tarptautinėms kompanijoms. Naudodamas „EDI service eXite“, EDITEL siūlo išsamų paslaugų paketą, pradedant EDI komunikacija ir baigiant EDI integracija, interneto EDI MVĮ, e. Sąskaitų sprendimus, skaitmeninį archyvavimą ir verslo stebėjimą. Daugiau nei 40 metų patirtis ir kompetencija garantuoja sėkmingą plačių EDI projektų įgyvendinimą. www.editel.at
Piktogramos paveikslėlio namų biuras © iStock_Geber86
DĖL ĮMONĖS AUSTRIJOS GALIMYBĖMS