Sky High
Papirnati dokumenti često su još uvijek uobičajena praksa, posebno za mala i srednja preduzeća. U doba kućne kancelarije to predstavlja ogroman izazov, pogotovo jer se dokumenti šalju i na adresu kompanije. „Mnoge kompanije trenutno duži niz godina promišljaju oblast upravljanja papirom. Jednostavna rješenja za digitalizaciju faktura posebno su tražena ", objašnjava Gerd Marlovits, generalni direktor vodećeg austrijskog pružatelja usluga EDI EDITEL. Automatski generirane PDF fakture i internetski portali za fakture često služe kao ulaz u svijet elektroničke razmjene podataka (EDI). To smanjuje potrošnju papira, a također i zaštitu okoliša.
Beč. Kada dvije velike kompanije posluju jedna s drugom, računovodstvo je u praksi vrlo jednostavno, jer oni rade elektroničkom razmjenom podataka (EDI) putem međunarodnog podatkovnog čvora eXite. „Digitalni primici se, na primjer, automatski prenose u računovodstveni sistem i mogu ih dalje obrađivati zaposleni. Većinom se to može dogoditi bez obzira na lokaciju, a sve češće i u matičnom uredu, jer mnoge kompanije imaju siguran VPN pristup svojim sustavima “, objašnjava Gerd Marlovits, direktor EDIEL-ovog pružatelja usluga EDI. Situacija je drugačija za kompanije koje i dalje vrše procese na papiru. "Logično je da fizički poslovni dokumenti također zahtijevaju fizičko prisustvo tokom obrade", kaže Marlovits.
Račun automatski putem PDF-a
U posljednjih nekoliko sedmica, zbog okolnosti koronske krize, tema digitalizacije sve je više zahtjev za kućne urede. Često odsustvo iz kancelarije može dovesti do zaustavljanja poslovnih procesa, narudžbe koje se ne obrađuju ili ne mogu se predati dokumenti za naplatu. „Stoga nije čudno što mnoge kompanije trenutno pokušavaju ostvariti vrlinu nužnosti - odnosno digitalizirati procese zasnovane na papiru što je brže i lakše moguće kako bi potvrde bile dostupne s bilo kojeg mjesta. Primatelji računa, na primjer, sada povećavaju svoj broj PDF fakture, umesto papira ", kaže Marlovits. Alternativno, internetski portali (tzv. Web EDI portali) koriste se za pružanje MSP dobavljačima posebno mogućnosti pozivanja narudžbi, unošenja računa i slanja direktno kupcu. Na taj se način izbjegavaju kašnjenja u plaćanju, povećava likvidnost na strani dobavljača i na kraju osigurava funkcionirajući lanac opskrbe.
Integracija EDI omogućava strukturiranu razmjenu podataka
„PDF fakture putem e-pošte umjesto na papiru sigurno su adekvatno sredstvo za poduzimanje prvog koraka na digitalizaciji procesa fakture. Postoje sasvim razumna rješenja zbog kojih se, između ostalog, status prijenosa može pratiti “, dodaje Marlovits. Ipak, u daljnjem koraku je preporučljivo razmjenjivati podatke na strukturiran način - tj. U EDI formatima - kako bi se dobili koristi od daljnjih prednosti kroz potpunu integraciju. „Jednostavno rečeno, to uključuje primanje, prihvaćanje ili odobravanje i zakonsko arhiviranje dokumenata fakture. Možemo nadograditi na postojećim interfejsima i opsluživati odgovarajući kanal za digitalne fakture na način prilagođen korisniku “, nastavlja Marlovits.
Zavisi od mešavine
Bilo da se radi o portalu za dostavu računa, PDF-u putem e-pošte ili u potpunosti integriranom EDI rješenju, ovisi o posebnim okolnostima i potrebama tvrtke. "Jedna stvar se čini jasnom: kako bi što više poslovnih partnera digitalno bilo na brodu, vjerovatno će biti potrebna kombinacija različitih pristupa", kaže Marlovits. Struktura dobavljača maloprodajne grupe već ima širok spektar. Situacija je slična i kod velikih proizvođača koji opskrbljuju veliki broj kupaca iz različitih industrija. „Frizeru je potrebno nešto drugačije od lanca apoteka. Dakle, to zavisi od prave mješavine. Konačno, pristupi se međusobno dopunjuju i oblikuju sveukupni koncept “, rezimira Marlovits.
Bez obzira na to jesu li ojačana najnovijim iskustvima iz krize ili općim trendom digitalizacije: - Doista nikad u potpunosti - ured bez papira približava se sve bliže i EDI kao "omogućujuću tehnologiju" i dalje dobija na značaju - i ne samo u Vremena kućne kancelarije.
EDITEL, vodeći međunarodni dobavljač EDI rješenja (Electronic Data Interchange), specijaliziran je za optimizaciju procesa u lancu opskrbe u velikom broju kompanija i industrija. Tvrtka ima nadregionalni domet preko podružnica u Austriji (sjedište), Češkoj, Slovačkoj, Mađarskoj, Hrvatskoj i brojnim franšiznim partnerima. To čini EDITEL idealnim partnerom za međunarodne kompanije. Kroz EDI uslugu eXite, EDITEL nudi sveobuhvatan portfelj usluga, počev od komunikacije EDI do integracije EDI, web EDI za mala i srednja preduzeća, rješenja za e-fakture, digitalno arhiviranje i praćenje poslovanja. Iskustvo i stručnost više od 40 godina jamče uspješnu implementaciju opsežnih projekata EDI. www.editel.at
Ikona slike kućni ured © iStock_Geber86
O DOPRINOSU OPCIJSKOJ AUSTRIJI