hemelhoog
Papierdokumente is dikwels nog steeds algemene praktyk, veral vir KMO's. In tye van huiskantoor is dit 'n geweldige uitdaging, veral omdat die dokumente ook na die maatskappy se adres gestuur word. '' N Aantal ondernemings heroorweeg tans oor baie jare die gebied van papierbestuur. Daar is veral baie eenvoudige oplossings vir die digitalisering van fakture, ”verduidelik Gerd Marlovits, besturende direkteur van EDITEL, die voorste EDI-diensverskaffer in Oostenryk. Outomaties gegenereerde PDF-fakture en aanlynfaktuurportale dien dikwels as 'n toetrede tot die wêreld van elektroniese data-uitruiling (EDI). Dit verminder papierverbruik en beskerm ook die omgewing.
Wene. Wanneer twee groot ondernemings met mekaar sake doen, is boekhouding in die praktyk baie maklik omdat hulle elektroniese data-uitruiling (EDI) via die internasionale datahub eXite bedryf. “Die digitale kwitansies word byvoorbeeld outomaties na die rekeningstelsel oorgedra en kan deur werknemers verder verwerk word. Dit kan meestal gebeur ongeag die ligging, en toenemend ook in die huiskantoor, omdat baie maatskappye veilige VPN-toegang tot hul stelsels het, ”verduidelik Gerd Marlovits, besturende direkteur van EDI-diensverskaffer EDITEL. Die situasie is anders vir maatskappye wat steeds papiergebaseerde prosesse verwerk. "Logies is dat fisieke sakedokumente ook tydens die verwerking fisieke teenwoordigheid benodig," sê Marlovits.
Outomaties die faktuur via PDF
Die onderwerp van digitalisering het, weens die omstandighede van die Corona-krisis, al hoe meer 'n vereiste vir huiskantore geword. Die gereelde afwesigheid van die kantoor kan daartoe lei dat bedryfsprosesse tot stilstand kom, bestellings wat nie verwerk word nie, of dat faktuurdokumente nie geplaas kan word nie. “Dit is dus nie verbasend dat baie maatskappye tans probeer om 'n deug van noodsaaklikheid te maak nie - dit wil sê om papiergebaseerde prosesse so vinnig en maklik as moontlik te digitaliseer om kwitansies vanaf enige plek toeganklik te maak. Die ontvangers van fakture verhoog byvoorbeeld nou hul getalle PDF-fakturein plaas van papier, ”sê Marlovits. Alternatiewelik word aanlynportale (sogenaamde web-EDI-portale) gebruik om KMO-verskaffers in die besonder die opsie te gee om bestellings in te roep, fakture in te voer en direk aan die kliënt te stuur. Dit voorkom vertragings in die betaling, verhoog die likiditeit aan die verskafferskant en verseker uiteindelik 'n funksionerende verskaffingsketting.
EDI-integrasie stel gestruktureerde data-uitruil moontlik
'PDF-fakture per e-pos in plaas van papier is beslis 'n voldoende manier om die eerste stap in die rigting van die digitalisering van die faktuurproses te neem. Daar is redelike oplossings wat die transmissiestatus onder meer naspeurbaar maak, ”voeg Marlovits by. Nietemin, in 'n verdere stap is dit raadsaam om die data op 'n gestruktureerde manier - d.w.s. in EDI-formate - uit te ruil om voordeel te trek uit verdere voordele deur volledige integrasie. “In eenvoudige terme, dit sluit in die ontvangs, aanvaarding of goedkeuring en wettig argivering van die faktuurdokumente. Ons kan voortbou op bestaande koppelvlakke en die onderskeie digitale faktuurkanaal op 'n klantspesifieke manier bedien, ”vertel Marlovits.
Dit hang af van die mengsel
Of dit 'n faktuurportaal, PDF per e-pos of 'n volledig geïntegreerde EDI-oplossing is, hang af van die besondere omstandighede en behoeftes van die onderneming. 'Een ding blyk duidelik: om soveel moontlik sakevennote digitaal aan boord te hê, sal 'n kombinasie van verskillende benaderings waarskynlik nodig wees,' sê Marlovits. Die verskaffersstruktuur van 'n kleinhandelsgroep het reeds 'n breë spektrum. Die situasie is soortgelyk vir groot vervaardigers wat 'n groot aantal kliënte uit verskillende bedrywe lewer. '' N Haarkapper het iets anders nodig as 'n drogisterij-ketting. Dit hang dus van die regte mengsel af. Uiteindelik vul die benaderings mekaar aan om 'n algehele konsep te vorm, 'vat Marlovits saam.
Of dit nou versterk word deur die jongste ervarings uit die krisis of die algemene neiging na digitalisering: die - weliswaar nooit heeltemal nie - papierlose kantoor beweeg nader en nader en EDI as 'tegnologie-instaat stel' sal steeds belangriker word - en nie net in Tye van die huiskantoor.
EDITEL, die toonaangewende internasionale verskaffer van EDI-oplossings (Electronic Data Interchange), spesialiseer in die optimalisering van die voorsieningskettingprosesse in 'n wye verskeidenheid ondernemings en nywerhede. Die onderneming het 'n buitengewone reikafstand deur takke in Oostenryk (hoofkwartier), die Tsjeggiese Republiek, Slowakye, Hongarye, Kroasië en talle franchisevennote. Dit maak EDITEL die ideale vennoot vir internasionale ondernemings. Via die EDI-diens eXite bied EDITEL 'n uitgebreide diensportefeulje aan, beginnend met EDI-kommunikasie tot EDI-integrasie, web-EDI vir KMO's, e-faktuuroplossings, digitale argivering en besigheidsmonitering. Die ervaring en kundigheid van meer as 40 jaar waarborg die suksesvolle implementering van uitgebreide EDI-projekte. www.editel.at
Ikoonafbeelding huiskantoor © iStock_Geber86
OOR DIE BYDRAE TOT OPSIE-AUSTRIA